A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 25 (852) z dnia 1.09.2014

Ustalanie prawa do urlopu szkoleniowego i jego udzielanie

1) Niedługo rozwiąże się umowa o pracę jednego z naszych pracowników. W trakcie pracy w naszej firmie pracownik ten ukończył studia wyższe (w zakresie nauki zawarta była umowa szkoleniowa przewidująca dofinansowanie), ale skorzystał tylko z 5 dni przysługującego mu urlopu szkoleniowego. Czy w związku z tym za pozostałe dni urlopu przysługuje mu ekwiwalent? Jeżeli tak, to czy wypłatę tego ekwiwalentu należy odnotować w świadectwie pracy?

Urlop szkoleniowy przysługujący pracownikowi, który podnosi swoje kwalifikacje za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy, przysługuje na odmiennych zasadach niż urlop wypoczynkowy. Mimo, iż oba typy urlopów przysługują z mocy przepisów ustawowych, różnią się co do charakteru i przeznaczenia. Urlop szkoleniowy należy do ustawowych uprawnień pracownika dokształcającego się za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy i przysługuje w wymiarze:

6 dni - dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych, maturalnego oraz potwierdzającego kwalifikacje zawodowe,
21 dni w ostatnim roku studiów - na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego (art. 103² § 1 K.p.).

Należy podkreślić, że mimo, iż urlop szkoleniowy przysługuje z mocy prawa, to jest uprawnieniem o charakterze wnioskowym. Dokształcający się pracownik nie ma obowiązku wykorzystania urlopu szkoleniowego. To, czy i w jakim wymiarze skorzysta ze tego uprawnienia, zależy od jego inicjatywy. Oznacza to, że pracodawca nie jest odpowiedzialny za realizację uprawnienia do urlopu szkoleniowego. Jeżeli nie wpłynie do niego stosowny wniosek od dokształcającego się pracownika, może nie podejmować działań zmierzających do udzielenia urlopu. W konsekwencji, w przypadku urlopu szkoleniowego nie obowiązują kodeksowe terminy na udzielenie urlopu, nie ma też możliwości wystąpienia urlopu zaległego. Utrata prawa do urlopu szkoleniowego następuje, jeżeli pracownik nie zawnioskuje o niego w odpowiednim czasie. Należy bowiem pamiętać, że urlop szkoleniowy powinien zostać wykorzystany w powiązaniu czasowym ze zdarzeniem, które do niego uprawnia (np. w czasie bezpośrednio poprzedzającym egzamin zawodowy lub w semestrze, w którym ma nastąpić obrona pracy dyplomowej).

Podsumowując:

Pracownikowi, o którym mowa w pierwszym pytaniu, nie przysługuje ekwiwalent za niewykorzystane dni urlopu szkoleniowego. Faktu niewykorzystania tego urlopu nie należy odnotowywać w świadectwie pracy.

2) Czy w umowach szkoleniowych, które planujemy zawrzeć z pracownikami, którzy od października br. rozpoczną naukę na studiach licencjackich, możemy ograniczyć wymiar urlopu szkoleniowego w zamian za inne świadczenia dodatkowe, takie jak dofinansowanie czesnego czy kosztów zakwaterowania w czasie zajęć na uczelni?

Nie. Jak wspomniano w odpowiedzi na pierwsze pytanie, urlop szkoleniowy jest uprawnieniem ustawowym. Podstawą prawną jego udzielenia jest więc ustawa (w tym wypadku Kodeks pracy), a nie umowa. W przypadku uprawnień pracowniczych wynikających z zapisów ustawowych stosowana jest zaś ogólna zasada prawa pracy, zgodnie z którą pracodawca nie może ukształtować uprawnień pracowniczych w aktach prawa zakładowego lub w umowie na poziomie mniej korzystnym niż to wynika z ustawy.

WAŻNE: Umowa szkoleniowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych niż przewidują to przepisy Kodeksu pracy.

Przepisy kodeksowe określają minimalny pułap urlopu szkoleniowego. Nie ma przy tym przeszkód, aby w umowie szkoleniowej strony określiły to świadczenie w wyższym wymiarze. W omawianym przypadku pracodawca nie może więc ustalić wymiaru urlopu szkoleniowego w wymiarze niższym niż stanowią regulacje kodeksowe. Jeżeli taki zapis zostanie wprowadzony do umowy szkoleniowej, będzie z mocy prawa nieważny, a zamiast niego zastosowanie znajdą odpowiednie przepisy Kodeksu pracy, tj. art. 103² § 1 K.p.