Gazeta Podatkowa nr 86 (1752) z dnia 26.10.2020

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Zasady, na jakich następuje realizacja tego obowiązku, wskazane są w przepisach Kodeksu pracy dotyczących podnoszenia tych kwalifikacji, a konkretyzacja wzajemnych praw i obowiązków stron z tytułu dokształcania może nastąpić w umowie szkoleniowej. Przepisy prawa pracy nie wykluczają też pewnych fakultatywnych uprawnień dla pracownika podnoszącego swoje umiejętności wyłącznie z własnej inicjatywy.

Dokształcanie z akceptacją pracodawcy

Przepisy Kodeksu pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320) definiują podnoszenie kwalifikacji zawodowych jako zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 103¹ § 1 K.p.).

Powołana wyżej definicja wskazuje na istotną rolę pracodawcy w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracownika. Inicjatywę pracodawcy można tu rozumieć jako skierowanie pracownika (zasadniczo za jego zgodą) na studia/kurs czy inną formę dokształcania. W przepisach Kodeksu pracy brak jest jednak jednoznacznego określenia, co oznacza sformułowanie "za zgodą pracodawcy". W takiej sytuacji, na podstawie art. 300 K.p., znajdą odpowiednie zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 1740).

Zgodnie z art. 60 K.c., z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny. W świetle powołanej regulacji, zgoda pracodawcy nie musi następować w formie pisemnej. Jej przejawem może być przykładowo zwolnienie pracownika na zajęcia albo przyznanie określonej kwoty na zakup podręczników. W takiej sytuacji należy uznać, że doszło do dorozumianego wyrażenia zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika, co ma bezpośredni wpływ na jego uprawnienia szkoleniowe.

Ustawowe uprawnienia szkoleniowe

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy pociąga za sobą nabycie przez pracownika określonych uprawnień szkoleniowych z mocy prawa. Ustawowe uprawnienia dla dokształcającego się pracownika określa art. 103¹ § 2 K.p., zgodnie z którym pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe w rozumieniu art. 103¹ § 1 K.p. przysługuje:

• urlop szkoleniowy,
   
• zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

Wymiar urlopu szkoleniowego, określony w art. 103² § 1 K.p., wynosi:

• 6 dni - dla pracownika przystępującego do egzaminów: eksternistycznego, maturalnego, potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub egzaminu zawodowego,
   
• 21 dni w ostatnim roku studiów - na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Przepisy dotyczące zasad podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników nie regulują trybu postępowania w sprawie udzielenia urlopu szkoleniowego czy zwolnienia z całości lub z części dnia pracy. Trzeba jednak podkreślić, że są to uprawnienia wnioskowe, tj. pracodawca ma obowiązek ich udzielenia, jeżeli pracownik wystąpi ze stosownym wnioskiem. Inicjatywa w zakresie wykorzystania urlopu szkoleniowego lub zwolnienia od pracy w celu uczestnictwa w zajęciach leży więc całkowicie po stronie pracownika. Pracodawca nie musi - w przeciwieństwie do urlopu wypoczynkowego - dbać o udzielenie urlopu szkoleniowego.

Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (art. 103² § 2 K.p.). Taka sama zasada odnosi się do udzielenia zwolnienia na czas zajęć. W konsekwencji, jeżeli zajęcia odbywają się w dniu wolnym, pracownikowi nie przysługują żadne ustawowe uprawnienia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Nie przysługuje mu też rekompensata, jaką Kodeks pracy przyznaje za pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (w wielu zakładach pracy jest to sobota) lub w niedzielę - chyba że dokształcanie zostało podjęte na wyraźne polecenie pracodawcy i bez akceptacji pracownika.

Płatne nieobecności szkoleniowe

Pracownik podnoszący swoje kwalifikacje zawodowe zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy na zajęcia (art. 103¹ § 3 K.p.). Przy ustalaniu tego wynagrodzenia stosuje się § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927). Nakazuje on stosować zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tą zmianą, że zmienne składniki wynagrodzenia przyjmuje się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy/urlop szkoleniowy.

Świadczenia dodatkowe i umowa szkoleniowa

Niezależnie od uprawnień ustawowych pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 103³ K.p.). Trzeba przy tym podkreślić, że pracodawca nie ma obowiązku przyznania takich świadczeń. Jeśli jednak zdecydował się wesprzeć w ten sposób dokształcającego się pracownika, wówczas rodzaj i warunki przyznania świadczeń dodatkowych może określić w umowie szkoleniowej lub, jeżeli nie ma obowiązku jej zawarcia, ustnie (choć jest to ryzykowne dowodowo).

Wzór umowy szkoleniowej i przykład jej wypełnienia jest dostępny w serwisie druki.gofin.pl, w dziale Prawo pracy.

Wymóg podpisania umowy szkoleniowej występuje tylko wtedy, gdy pracodawca zamierza zobowiązać pracownika do odpracowania przyznanych świadczeń dodatkowych po zakończeniu kształcenia (art. 103⁴ K.p.). Okres odpracowania nie może przekroczyć 3 lat. Umowa szkoleniowa nie może określać uprawnień z tytułu dokształcania w sposób mniej korzystny niż to wynika z Kodeksu pracy. Przykładowo, nie można w tej umowie wyłączyć lub ograniczyć prawa do urlopu szkoleniowego albo wprowadzić zasady bezpłatności za tego typu urlop. Takie zapisy - jako pogarszające sytuację pracownika w porównaniu do regulacji ustawowych - są nieważne z mocy prawa.

Warunki zwrotu dofinansowania

Kodeks pracy przewiduje sytuacje, w których pracodawca może domagać się zwrotu dofinansowania kształcenia. Zgodnie z art. 103⁵ K.p., do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę z tytułu dodatkowych świadczeń szkoleniowych zobowiązany jest pracownik:

1) który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,

2) z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie szkoleniowej, nie dłuższym niż 3 lata,

3) który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu uzasadnionego zarzutu mobbingu,

4) który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków przez pracodawcę lub mobbingu, mimo braku przyczyn uzasadniających rozwiązanie umowy z tych powodów.

W wymienionych przypadkach zwrot kosztów następuje w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. W praktyce stosowania powołanego przepisu pojawiały się jednak wątpliwości dotyczące ustalenia kwoty do zwrotu w sytuacjach wskazanych w art. 103⁵ K.p. Ważne wskazówki w tym zakresie zawiera pismo Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, udostępnione naszemu Wydawnictwu (patrz ramka).

Wyliczenie sytuacji, które uprawniają pracodawcę do żądania zwrotu przyznanych świadczeń szkoleniowych, ma charakter zamknięty. Pracodawca nie może więc dochodzić od pracownika tego zwrotu w żadnych innych sytuacjach, np. w razie wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę lub jej rozwiązania za porozumieniem stron.

Dokształcanie z własnej inicjatywy

Kodeksowe regulacje dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników odnoszą się głównie do sytuacji, w których dokształcanie pracownika pozostaje w związku z wykonywaną pracą lub oczekiwaniami pracodawcy i odbywa się za jego zgodą. Jeżeli jednak zatrudniający uzna, że kierunek studiów nie ma związku z wykonywaną pracą, może odmówić wyrażenia zgody na podnoszenie kwalifikacji. Wówczas pracownik może podnosić swoje kwalifikacje całkowicie z własnej inicjatywy, bez aktywnego współudziału ze strony pracodawcy. Jednak nawet wówczas pracownikowi może być przyznane zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia lub/i urlop bezpłatny (art. 103⁶ K.p.). Wymiar tych świadczeń pracodawca i pracownik powinni ustalić w porozumieniu (patrz: Przykład porozumienia...).