Dokształcanie pracownika na koszt pracodawcy

Pracownik od października br. rozpoczął studia. Z przepisów wynika, że pracodawca powinien mu to ułatwić. Jakie w związku z tym ciążą na pracodawcy obowiązki? Czy musi pokryć koszty nauki, a może wystarczy, że udzieli pracownikowi urlopu i zwolnienia z części/całości dnia pracy? W jakiej części kosztów musi partycypować pracodawca i do kiedy strony powinny w tym zakresie podpisać umowę?

Ponoszenie kosztów dokształcania nie należy do obowiązków zatrudniającego, jest to bowiem świadczenie dodatkowe przyznawane dobrowolnie. Obligatoryjnym jest natomiast udzielenie urlopu lub zwolnienia z części lub całości dnia pracy, ale pod warunkiem, że z inicjatywą dokształcania wystąpi pracodawca lub na to wyrazi zgodę.

Z ogólnej dyrektywy prawa pracy wynika, że pracodawca jest obowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych (art. 17 K.p. oraz art. 94 pkt 6 K.p.). Jednocześnie Kodeks pracy zawiera definicję "podnoszenia kwalifikacji zawodowych", zgodnie z którą rozumie się je jako zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 103¹ § 1 K.p.). Drugi człon cytowanego przepisu wskazuje, że podnoszenie kwalifikacji w rozumieniu Kodeksu pracy następuje jedynie za aprobatą zatrudniającego. Aktywność pracodawcy w tym zakresie jest jedną z przesłanek ewentualnych roszczeń pracowniczych wobec niego, na podstawie art. 103¹ § 1 i 2 K.p. oraz art. 103³ K.p., które dają zatrudnionemu prawo do:

urlopu szkoleniowego,
zwolnienia z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania,

za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Jeżeli dokształcanie zostanie podjęte z wyłącznej inicjatywy pracownika, świadczenia te nie przysługują.

Z kolei gdy będzie się odbywało na polecenie lub za zgodą pracodawcy, nie będzie to obligowało zatrudniającego do udzielania pracownikowi innych niż ww. świadczeń. Może on jednak z własnej woli przyznać zatrudnionemu świadczenia dodatkowe, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie.

Pracodawca ma prawo w zakresie dokształcania podpisać z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę. Przepis wymaga formy pisemnej, ale nie wskazuje rygoru jej niezachowania, co oznacza, że jest ona wymagana dla celów dowodowych (w razie sporu co do treści zobowiązań stron). Umowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy art. 102-103⁶ K.p. Strony nie mają obowiązku się nią wiązać - powinny to jednak zrobić, gdy wolą pracodawcy jest, aby pracownik pozostał w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. W przepisach brak jest wskazówek co do terminu w jakim pracownik i pracodawca powinni się zobowiązać do wzajemnych świadczeń. Skoro jednak umowa ma służyć przede wszystkim zabezpieczeniu interesów pracodawcy, to dla ochrony swoich praw powinien on zadbać, aby do tego doszło jeszcze przed rozpoczęciem dokształcania, zanim zacznie ponosić związane z tym konsekwencje i koszty.

Jeżeli chodzi o kwestię terminu, w jakim należy przyznać pracownikowi omawiane świadczenia, to oczywiste jest, że zwolnienie z całości lub części dnia pracy w celu udania się na zajęcia będzie następowało sukcesywnie z chwilą zaistnienia takiej potrzeby, a urlop szkoleniowy zostanie przyznany, gdy będzie to konieczne ze względu na dużą ilość nauki czy pisanie prac. Natomiast ponoszenie przez zatrudniającego opłat, które nie jest obligatoryjne, nawet gdy zatrudniający wyrazi zgodę na dokształcanie, może następować na bieżąco, zgodnie z występowaniem wymagalności zapłaty (np. z terminem płatności czesnego) albo po dostarczeniu stosownych dokumentów przez pracownika (np. związanych z kosztami dojazdu), ale w zasadzie decydował będzie o tym sam pracodawca (strony mogą umieścić stosowne przepisy w umowie).

Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe:

który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,
z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, o której mowa w art. 103⁴, nie dłuższym niż 3 lata,
który w okresie wskazanym w powyższym myślniku rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn określonych w art. 94³ K.p.,
który w okresie wskazanym w myślniku drugim rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 K.p. lub art. 94³ K.p., mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach,

jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.