Gazeta Podatkowa nr 80 (2163) z dnia 3.10.2024

Uprawnienia i obowiązki dokształcającego się pracownika

Pracodawca w ramach swoich obowiązków powinien ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Realizacja tego obowiązku przejawia się zazwyczaj poprzez przyznanie pracownikowi wsparcia finansowego w ponoszeniu kosztów nauki. Ponadto prawo pracy przewiduje dla dokształcającego się pracownika pewne uprawnienia przysługujące na mocy samego prawa. Warunkiem jest jednak, aby podnoszenie kwalifikacji zawodowych odbywało się za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy. Bez współdziałania ze strony pracodawcy zakres uprawnień dokształcającego się pracownika jest zdecydowanie mniejszy.

Nauka za zgodą pracodawcy

Zasady, na jakich następuje realizacja obowiązku pracodawcy ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych, zostały określone w przepisach Kodeksu pracy dotyczących podnoszenia tych kwalifikacji. Definiują one podnoszenie kwalifikacji zawodowych jako zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 103¹ § 1 Kodeksu pracy - Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.).

W przepisach Kodeksu pracy brak jest jednoznacznego określenia, co oznacza sformułowanie "za zgodą pracodawcy". W takiej sytuacji, na podstawie art. 300 K.p., odpowiednie zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.).

Zgodnie z art. 60 K.c., z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny. Stosując odpowiednio tu przepis, można przyjąć, że przejawem zgody pracodawcy, o której mowa w art. 103¹ K.p., może być przykładowo zwolnienie pracownika na zajęcia albo przyznanie określonej kwoty na zakup podręczników. W takiej sytuacji należy uznać, że doszło do dorozumianego wyrażenia zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika, co ma bezpośredni wpływ na jego uprawnienia szkoleniowe.

Uprawnienia szkoleniowe z ustawy

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy pociąga za sobą nabycie przez pracownika określonych uprawnień szkoleniowych z mocy prawa. Ustawowe uprawnienia dla dokształcającego się pracownika określa art. 103¹ § 2 K.p., zgodnie z którym pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe w rozumieniu art. 103¹ § 1 K.p. przysługuje:

• urlop szkoleniowy,
• zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

Wymiar urlopu szkoleniowego, określony w art. 103² § 1 K.p., wynosi:

• 6 dni - dla pracownika przystępującego do egzaminów: eksternistycznych, maturalnego, potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub egzaminu zawodowego,
• 21 dni w ostatnim roku studiów - na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (art. 103² § 2 K.p.). Taka sama zasada odnosi się do udzielenia zwolnienia na czas zajęć. W konsekwencji, jeżeli zajęcia odbywają się w dniu wolnym, pracownikowi nie przysługują żadne ustawowe uprawnienia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Nie przysługuje mu też rekompensata, jaką Kodeks pracy przyznaje za pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (w wielu zakładach pracy jest to sobota) lub w niedzielę - chyba że dokształcanie ma formę szkolenia zawodowego, o którym mowa w art. 94¹³ K.p. Szkolenia takie są zaliczane - przy spełnieniu przesłanek określonych w tym przepisie - do czasu pracy danego pracownika, co skutkuje koniecznością zrekompensowania takiego szkolenia, odbywanego w tzw. wolny weekend, na zasadach dotyczących pracy w wolną sobotę i niedzielę.

Płatne nieobecności

Pracownik podnoszący swoje kwalifikacje zawodowe zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy na zajęcia (art. 103¹ § 3 K.p.). Przy ustalaniu tego wynagrodzenia stosuje się § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927). Nakazuje on stosować zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym zastrzeżeniem, że zmienne składniki wynagrodzenia przyjmuje się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy/urlop szkoleniowy.

Fakultatywne świadczenia dodatkowe

Niezależnie od uprawnień ustawowych, które przysługują dokształcającemu się pracownikowi z mocy samego prawa, pracodawca może mu przyznać dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 103³ K.p.). Trzeba podkreślić, że pracodawca nie ma obowiązku przyznania takich świadczeń. Jeśli jednak zdecydował się wesprzeć w ten sposób dokształcającego się pracownika, wówczas rodzaj i warunki przyznania świadczeń dodatkowych może określić w umowie szkoleniowej lub, jeżeli nie ma obowiązku jej zawarcia, nawet ustnie.

Obowiązek podpisania umowy szkoleniowej występuje tylko wtedy, gdy pracodawca zamierza zobowiązać pracownika do odpracowania przyznanych świadczeń dodatkowych po zakończeniu kształcenia (art. 103⁴ K.p.). Okres odpracowania nie może przekroczyć 3 lat. Umowa szkoleniowa nie może określać uprawnień z tytułu dokształcania w sposób mniej korzystny niż to wynika z Kodeksu pracy. Przykładowo nie można w tej umowie wyłączyć lub ograniczyć prawa do urlopu szkoleniowego albo wprowadzić zasady bezpłatności za tego typu urlop czy konieczności zwrotu wynagrodzenia za niego, w razie nieukończenia nauki. Takie zapisy - jako pogarszające sytuację pracownika w porównaniu do regulacji ustawowych - są nieważne z mocy prawa.

Zwrot pomocy na naukę

Kodeks pracy określa sytuacje, w których pracodawca może domagać się zwrotu dofinansowania kształcenia. Zgodnie z art. 103⁵ K.p. do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę z tytułu dodatkowych świadczeń szkoleniowych zobowiązany jest pracownik:

1) który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,

2) z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie szkoleniowej, nie dłuższym niż 3 lata,

3) który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu uzasadnionego zarzutu mobbingu,

4) który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków przez pracodawcę lub mobbingu, mimo braku przyczyn uzasadniających rozwiązanie umowy z tych powodów.

W powyższych przypadkach zwrot kosztów następuje w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Należy podkreślić, że katalog sytuacji, które uprawniają pracodawcę do żądania zwrotu przyznanych świadczeń szkoleniowych, ma charakter zamknięty. Pracodawca nie może więc dochodzić od pracownika tego zwrotu w żadnych innych sytuacjach, np. w razie wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę lub jej rozwiązania za porozumieniem stron.

Na gruncie praktycznego stosowania przywołanego przepisu pojawiały się wątpliwości dotyczące ustalenia kwoty do zwrotu w sytuacjach wskazanych w art. 103⁵ K.p. Ważne wskazówki w tym zakresie zawiera pismo Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej udostępnione naszemu Wydawnictwu (patrz ramka - Przesłanki...).

Dokształcanie z inicjatywy pracownika

Przepisy zawarte w art. 103¹-103⁵ K.p. dotyczą podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników w sytuacji, gdy dokształcanie to pozostaje w związku z wykonywaną pracą lub oczekiwaniami pracodawcy i odbywa się za jego zgodą (akceptacją). Jeżeli jednak pracodawca uzna, że kierunek studiów nie ma związku z wykonywaną pracą, może nie być zainteresowany aktywnym wspieraniem dokształcającego się pracownika. Wówczas pracownik może podnosić swoje kwalifikacje całkowicie z własnej inicjatywy, bez zgody pracodawcy. Jednak nawet wówczas pracownikowi może być przyznane zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia lub/i urlop bezpłatny (art. 103⁶ K.p.). Wymiar tych świadczeń pracodawca i pracownik powinni ustalić w porozumieniu (patrz ramka - Przykład porozumienia...).

Okres odpracowania przyznanego pracownikowi dofinansowania kosztów nauki nie może przekroczyć 3 lat.

Przy uzgadnianiu treści wspomnianego porozumienia pracodawca powinien unikać sformułowań sugerujących zgodę na dokształcanie się pracownika. Wyrażona nawet w sposób dorozumiany akceptacja podnoszenia kwalifikacji może bowiem skutkować koniecznością udzielenia urlopu szkoleniowego i zwolnienia pracownika na zajęcia.