Podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika i związane z tym uprawnienia

Umożliwienie pracownikowi podnoszenia kwalifikacji zawodowych jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Niektóre uprawnienia pracownika z tym związane wynikają bezpośrednio z przepisów prawa rangi ustawowej. Warunkiem nabycia tych praw, określonych w Kodeksie pracy, jest to, by dokształcanie odbywało się z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy.

Ustawowa definicja podnoszenia kwalifikacji zawodowych została zawarta w art. 103¹ Kodeksu pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277), który wskazuje, iż jest to zdobywanie, jak również uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą. Oznacza to, iż pracownik będzie mógł korzystać z uprawnień przewidzianych w Kodeksie pracy, gdy pracodawca skieruje pracownika na dokształcanie lub zaakceptuje jego propozycję w tym zakresie. Pracownikowi zdobywającemu lub uzupełniającemu wiedzę i umiejętności na zasadach innych niż wyżej określone, może być przyznane zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia lub udzielony urlop bezpłatny w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem.

W doktrynie przyjmuje się, iż termin "podnoszenie kwalifikacji zawodowych" należy rozumieć szeroko. Rozpowszechnione jest stanowisko, iż obejmuje on zdobywanie każdej wiedzy ogólnej lub szczególnej, jak również nabywanie różnorakich umiejętności, które mogą być przydatne pracownikowi do wykonywania wszelkiego rodzaju pracy. Rozbieżność w tym zakresie dotyczy tego, czy ma to być podnoszenie kwalifikacji zawodowych, które są przydatne danemu pracodawcy (aktualnie lub w przyszłości), czy też dokształcanie może przynosić korzyść wyłącznie pracownikowi. Większą liczbę zwolenników posiada drugie ze wskazanych stanowisk. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych obejmuje różne formy kształcenia zarówno szkolne, jak i pozaszkolne, np. studia podyplomowe czy też kursy.

Zgoda pracodawcy

W zakresie analizowanego tematu, jeżeli pracodawca sam nie skieruje pracownika na dokształcanie, istotne jest uzyskanie jego zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Może być ona wyrażona w każdej formie, również dorozumianej. Aprobata może więc być uwidoczniona poprzez zachowanie pracodawcy. Odnosi się to np. do sytuacji przyznania pracownikowi uprawnień należnych zatrudnionym podnoszącym kwalifikacje zawodowe (np. udzielenia urlopu szkoleniowego) lub przyznania świadczenia fakultatywnego, np. pokrycia opłat za przejazd do miejsca szkolenia.

Zgoda pracodawcy w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych ma znaczenie nadrzędne. Powinna poprzedzać rozpoczęcie korzystania przez pracownika z obligatoryjnych uprawnień z tym związanych oraz ewentualnych świadczeń fakultatywnych.

Pracodawca może też wyrazić zgodę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika w sytuacji, gdy ujawni on fakt uczestniczenia w dokształcaniu dopiero w trakcie nauki i wystąpi wówczas o zgodę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Po uzyskaniu zgody pracownikowi będą przysługiwały ustawowe uprawnienia szkoleniowe, np. prawo do zwolnień z całości lub części dnia pracy na udział w obowiązkowych zajęciach czy prawo do urlopu szkoleniowego.

Umowa szkoleniowa

]

Wzór umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych dostępny w programie DRUKI Gofin

Obowiązek zawarcia umowy szkoleniowej, zwanej też lojalnościową, zgodnie z art. 103⁴ K.p. występuje wyłącznie wówczas, gdy pracodawca zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Dla celów dowodowych umowa szkoleniowa powinna zostać zawarta na piśmie. W przypadku zaniechania dokonania tej czynności ewentualne uzyskanie przez pracodawcę zwrotu dodatkowych kosztów szkolenia może być bardzo utrudnione. Umowa szkoleniowa jest nieważna wtedy, gdy zawiera postanowienia sprzeczne z przepisami prawa pracy lub/i na niekorzyść pracownika w porównaniu do rozwiązań ustawowych. Jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązywać pracownika do pozostania w zatrudnieniu po ukończeniu dokształcania, nie ma obowiązku zawierania umowy szkoleniowej.

Kodeks pracy nie wskazuje, co powinna zawierać umowa szkoleniowa. Zapisy zawarte w umowie w dużej mierze zależą od rodzaju dokształcania, które ma podjąć pracownik. Przykładowo, w przypadku umowy dotyczącej studiów wyższych wskazane jest, aby - oprócz danych identyfikacyjnych pracodawcy, pracownika i uczelni, na której podjęta będzie nauka - określała ona m.in.:

rodzaj studiów, planowany termin ich rozpoczęcia i zakończenia,
zakres przyznanych pracownikowi świadczeń dodatkowych wraz z podaniem maksymalnej ich wysokości objętej refundacją oraz zakres wymaganych dokumentów, w oparciu o które dokonywana będzie refundacja, a także terminy ich przedłożenia pracodawcy,
zobowiązanie pracownika do przedkładania informacji o wymiarze i rozkładzie zajęć, w oparciu o którą udzielane będą zwolnienia od pracy, o zaliczeniu lub niezaliczeniu danego semestru/roku oraz o terminie egzaminu dyplomowego,
okres, jaki musi przepracować pracownik po zakończeniu studiów, który nie może być dłuższy niż 3 lata (jeżeli pracodawca przewiduje takie odpracowanie).

Uprawnienia pracownika

W przypadku podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracownika, zgodnie z art. 103¹ K.p., przysługują mu z mocy prawa:

płatne zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny by przybyć punktualnie na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania,
płatny urlop szkoleniowy.

Za czas zarówno urlopu szkoleniowego, jak i zwolnienia od pracy na czas dojazdu i uczestnictwa w zajęciach pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia liczonego na zasadach obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego, z jednym zastrzeżeniem. Składniki wynagrodzenia ustalane w przeciętnej wysokości oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie lub urlop szkoleniowy.

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe pracodawca może dobrowolnie przyznać dodatkowe świadczenia, np. opłacić/zrefundować czesne, przejazd, podręczniki czy zakwaterowanie.

Należy nadmienić, że w przepisach nie został przewidziany limit ilościowy zwolnień od pracy związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych.

Urlop szkoleniowy jest udzielany pracownikowi w wymiarze:

6 dni dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych, egzaminu maturalnego lub egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe,
21 dni w ostatnim roku studiów - na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Urlop szkoleniowy jest udzielany wyłącznie w dni pracy pracownika, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. W przypadku pracowników zatrudnionych w systemach czasu pracy przewidujących różną liczbę godzin pracy na dobę nie ma znaczenia, ile godzin pracy mają zaplanowane w dniu, w którym będą korzystali z urlopu szkoleniowego. Bez względu na to, czy będą to 4 czy 12 godzin, z puli urlopu szkoleniowego należy odpisać jeden dzień. Przy czym sześciodniowy urlop szkoleniowy dla pracowników przystępujących do egzaminu nie będzie przysługiwał, jeżeli organizator szkolenia zaplanował wprawdzie taki egzamin, ale wymóg zdania tego egzaminu nie został przewidziany przepisami prawa.

Zwrot kosztów dofinansowania

Obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę z tytułu dodatkowych świadczeń przyznanych w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych na podstawie art. 103⁵ K.p. spoczywa na pracowniku:

1) który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,

2) z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w okresie odpracowania, w terminie określonym w umowie szkoleniowej nie dłuższym niż 3 lata,

3) który w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub w okresie odpracowania w terminie określonym w umowie szkoleniowej nie dłuższym niż 3 lata rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem; nie dotyczy to wypowiedzenia umowy o pracę z powodu mobbingu (przykład),

4) który w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub w okresie odpracowania w terminie określonym w umowie szkoleniowej nie dłuższym niż 3 lata rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy (art. 55 K.p.) lub z powodu mobbingu (art. 94³ K.p.), mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.

Jest to zamknięty katalog przyczyn, na podstawie których pracodawca może żądać zwrotu dodatkowych kosztów dokształcania. W innych sytuacjach takie roszczenie pracodawcy będzie bezzasadne nawet wówczas, gdy w umowie szkoleniowej zostanie zawarte postanowienie wskazujące inne przypadki, w których pracownik będzie obowiązany do dokonania zwrotu. Taki zapis w umowie będzie nieważny.

W przypadku zaistnienia wyżej wskazanych sytuacji zwrot kosztów obejmuje wydatki poniesione przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej zajęło w tym zakresie stanowisko (patrz ramka).

"(...) w ocenie MPiPS, przy stosowaniu przepisów art. 103⁵ Kodeksu pracy zasadne wydaje się przyjęcie założenia, że kwota kosztów dodatkowych świadczeń poniesionych przez pracodawcę w związku z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, zwracana przez pracownika:

-	powinna odpowiadać pełnej wartości świadczeń dodatkowych poniesionych przez pracodawcę, w przypadku niepodjęcia przez pracownika podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w warunkach określonych w art. 103⁵ pkt 1 K.p.,
-	powinna być obliczona z uwzględnieniem proporcji wartości kosztów poniesionych przez pracodawcę i okresu, jaki pracownik jeszcze przepracowałby w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych, gdyby nie doszło do przerwania podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w warunkach określonych w art. 103⁵ pkt 1 K.p.,
-	powinna być obliczona z uwzględnieniem proporcji wartości kosztów poniesionych przez pracodawcę i okresu, jaki pracownik jeszcze przepracowałby w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych, gdyby nie doszło do ustania zatrudnienia w okolicznościach wskazanych w art. 103⁵ pkt 2-4 K.p.,
-	powinna być obliczona z uwzględnieniem proporcji wartości kosztów poniesionych przez pracodawcę i okresu, jaki pracownik miałby jeszcze do przepracowania w ustalonym w umowie szkoleniowej okresie pozostawania w zatrudnieniu, gdyby w tym czasie nie doszło do ustania zatrudnienia w okolicznościach wskazanych w art. 103⁵ pkt 2-4 K.p. (...)".

Stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 20 kwietnia 2012 r.

Zaliczanie czasu szkoleń do czasu pracy

Zgodnie z art. 94¹³ K.p. szkolenia podlegają zaliczeniu do czasu pracy, w sytuacji gdy:

obowiązek pracodawcy do przeprowadzania szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika z postanowień układu zbiorowego pracy, innego porozumienia zbiorowego, z regulaminu lub przepisów prawa, lub umowy o pracę,
pracownik odbywa szkolenie na podstawie polecenia przełożonego.

W stanowisku z dnia 5 września 2023 r. będącym odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa resort pracy stwierdził, że: "(...) art. 94¹³ K.p. nie dotyczy umów o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, które uregulowane są w art. 102 i następnych K.p. (rozdział III. Kwalifikacje zawodowe pracowników)". Są to więc dwie odmienne instytucje prawne, podlegające różnym regulacjom. Omawiany przepis dotyczy tylko szkoleń zawodowych. Nie obejmuje swoim zakresem m.in. nauki na studiach. W takim przypadku pracownik nie może oczekiwać, że czas spędzony na zajęciach zostanie mu zaliczony do czasu pracy.

Przykład

Pracownica, która odbyła studia podyplomowe za zgodą pracodawcy, wystąpiła w okresie odpracowania z wnioskiem o rozwiązanie z nią umowy o pracę na podstawie porozumienia stron, ponieważ chciałaby wyjechać za granicę. W związku z tym, że akceptacja wniosku oznaczałaby brak możliwości dochodzenia zwrotu kosztów poniesionych na studia, pracodawca nie wyraził zgody na rozwiązanie umowy w trybie za porozumieniem stron. Pracownica złożyła więc wypowiedzenie na podstawie art. 32 K.p. Z uwagi na to, że tego rodzaju okoliczność wymieniona jest w art. 103⁵ K.p., pracodawca będzie mógł wystąpić o zwrot kosztów nauki, przy czym zwrot ten może objąć tylko koszty świadczeń dodatkowych, jak np. czesnego, podręczników, kosztów dojazdu na zajęcia itp., a jego wysokość powinna być ustalona proporcjonalnie do okresu zatrudnienia po ukończeniu studiów.