A A A

Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 19 (301) z dnia 1.10.2011

Uprawnienia pracowników podnoszących kwalifikacje zawodowe

1. Regulacje prawne

W myśl podstawowej zasady prawa pracy wyrażonej w art. 17 K.p., potwierdzonej w art. 94 pkt 6 K.p. pracodawca jest obowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych.

Ważne: Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 103¹ § 1 K.p.).

Od 16 lipca 2010 r. regulacje z zakresu podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników znajdują się w Kodeksie pracy (art. 103¹ do 103⁶K.p.). Zostały one wprowadzone ustawą z dnia 20 maja 2010 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. nr 105, poz. 655). Jak wynika z art. 3 ustawy nowelizującej, do pracowników, którzy rozpoczęli podnoszenie kwalifikacji zawodowych przed dniem wejścia w życie nowych przepisów, czyli przed 16 lipca 2010 r. stosuje się regulacje obowiązujące przed dniem 11 kwietnia 2010 r. Chodzi tu o rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz. U. nr 103, poz. 472 ze zm.). Pojawiły się jednak wątpliwości interpretacyjne w kwestii ustalenia momentu rozpoczęcia podnoszenia kwalifikacji zawodowych. W tej sprawie wypowiedział się zarówno Departament Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, jak i Państwowa Inspekcja Pracy. Z ich stanowisk, które przytoczyliśmy w dodatku do UiPP nr 2/2011, str. 130-132 wynika, że w przypadku podnoszenia kwalifikacji za skierowaniem przez pracodawcę - decydujące znaczenie ma moment podpisania umowy szkoleniowej, nie zaś termin faktycznego rozpoczęcia nauki przez pracownika. Do pracownika, który rozpoczął podnoszenie kwalifikacji zawodowych pod rządami rozporządzenia bez skierowania pracodawcy, jednak za jego wiedzą - także należy stosować przepisy rozporządzenia.

Zwracamy uwagę! Przepisy Rozdziału III K.p. (Kwalifikacje zawodowe pracowników) przewidują jednakowe uprawnienia niezależnie od tego czy pracownik podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy, czy z własnej. W drugim przypadku musi on jednak dysponować zgodą pracodawcy. Jak wyjaśnia Ministerstwo na stronie internetowej www.mpips.gov.pl: "(...) Nowe przepisy Kodeksu pracy nie definiują określenia "za zgodą pracodawcy". Zatem, poprzez art. 300 K.p., w tej kwestii należy odwołać się do odpowiednich przepisów prawa cywilnego. Zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego, z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny. (...) zgodę swą pracodawca uzewnętrznia w umowie szkoleniowej, bowiem co do zasady, jest obowiązany ją zawrzeć.

W przypadku, gdy nie ma obowiązku zawarcia umowy szkoleniowej, o wyrażeniu lub nie wyrażeniu zgody przez pracodawcę na podnoszenie przez pracownika kwalifikacji zawodowych - decydować będzie jego zachowanie wobec pracownika. W świetle art. 60 k.c. w związku z art. 300 k.p. - udzielenie pracownikowi przez pracodawcę świadczenia należnego pracownikom podnoszącym kwalifikacje zawodowe (np. udzielenie urlopu szkoleniowego) lub przyznanie świadczenia fakultatywnego (np. pokrycie opłat za przejazd), może być ocenione, jako faktyczne wyrażenie przez pracodawcę zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika. (...)".

W niniejszym opracowaniu omawiamy zasady przyznawania świadczeń z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników, którzy rozpoczęli naukę (podpisali umowę szkoleniową) po 15 lipca 2010 r., czyli już pod rządami nowych przepisów.

2. Świadczenia z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych

Ustawodawca przewidział dwa rodzaje świadczeń z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, obowiązkowe oraz fakultatywne.

W myśl art. 103¹ § 2 K.p. pracownikowi, który podnosi kwalifikacje zawodowe przysługują z zachowaniem prawa do wynagrodzenia:

urlop szkoleniowy,
zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

Urlopu szkoleniowego udziela się przy tym w dni dla pracownika robocze w wymiarze:

6 dni dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych,
6 dni dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego,
6 dni dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe,
21 dni w ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Ważne: Jak wyjaśnia resort pracy na stronie internetowej, obecnie prawo do urlopu szkoleniowego nie zależy od tego, czy kwalifikacje zawodowe są podnoszone w formach szkolnych czy pozaszkolnych, w systemie stacjonarnym, czy niestacjonarnym. Nowe przepisy nie wprowadziły bowiem takich podziałów.

Jak już wspominaliśmy, urlopy szkoleniowe oraz zwolnienia od pracy nie pozbawiają pracownika prawa do wynagrodzenia. Według przepisu § 5 rozporządzenia o wynagrodzeniu, przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.

Przykład

Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe za zgodą pracodawcy w celu punktualnego przybycia na zajęcia we wrześniu br. dwukrotnie został zwolniony z 3 godzin pracy. Pracodawca nie odnotował innych nieobecności pracownika w tym miesiącu.

Pracownik jest wynagradzany stawką miesięczną w wysokości 3.100 zł. Ponadto otrzymuje premię w wysokości 15% wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatek stażowy w wysokości 8% tego wynagrodzenia. Pracodawca wypłacił pracownikowi za ten miesiąc wynagrodzenie w kwocie 3.813 zł (3.100 zł + 15% x 3.100 zł + 8% x 3.100 zł), nie wyodrębniając wynagrodzenia za efektywną pracę oraz za okres zwolnienia z części dnia pracy. Nie narusza to przepisów prawa.

Przykład

Pracownik zatrudniony w normach podstawowych od poniedziałku do piątku, wynagradzany stawką akordową w dniach od 8 do 15 września 2011 r. korzystał z urlopu szkoleniowego udzielonego na podstawie art. 103²§ 1 pkt 3 K.p. na przystąpienie do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe.

We wrześniu br. za 128 godzin efektywnie przepracowanych otrzymał wynagrodzenie akordowe w wysokości 1.811 zł. Oprócz wynagrodzenia za pracę pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za urlop szkoleniowy w kwocie 679,20 zł, według wyliczenia: 1.811 zł : 128 godz. = 14,15 zł; 6 dni roboczych x 8 godz. x 14,15 zł = 679,20 zł.

Obecnie obowiązujące przepisy z zakresu podnoszenia kwalifikacji zawodowych przewidują ponadto świadczenia o charakterze fakultatywnym. Pracodawca może przyznać pracownikowi dofinansowanie lub całkowite pokrycie kosztów: kształcenia (czesne), przejazdu, podręczników czy zakwaterowania (art. 103³ K.p.). Dokładnych ustaleń w tym zakresie dokonuje pracodawca w porozumieniu z pracownikiem. Ponadto pracodawca decydując się na pokrywanie kosztów przejazdu nie musi już - tak jak to miało miejsce pod rządami poprzednich przepisów - stosować zasad obowiązujących przy krajowych podróżach służbowych.

Zwracamy uwagę! W aktualnym stanie prawnym pracownik nie traci prawa do świadczeń w przypadku powtarzania roku nauki.

3. Zwrot kosztów kształcenia

Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe:

który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,
z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata,
który w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy wskutek mobbingu lub rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy albo wskutek mobbingu mimo braku przyczyn uzasadniających tę czynność

jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia (art. 103⁵ K.p.).

Kwestia praktycznego rozliczenia kosztów w razie wystąpienia okoliczności obligujących pracownika do ich zwrotu w dalszym ciągu budzi wątpliwości. Najwięcej wątpliwości występuje w odniesieniu do drugiej części przepisu - dotyczącej sytuacji, w której pracownik odchodzi z pracy w trakcie podnoszenia kwalifikacji. Niektórzy autorzy są zdania, że proporcja powinna być liczona przez porównanie okresu odbytego szkolenia czy nauki do programowego okresu podnoszenia kwalifikacji. Można też spotkać pogląd, że należy rozliczać proporcję w oparciu o pełny okres od rozpoczęcia kwalifikacji do zakończenia okresu tzw. "odpracowania". Więcej na ten temat pisaliśmy w UiPP nr 11/2011, str. 52-53.

4. Umowa szkoleniowa

Pisemna umowa z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe jest niezbędna tylko wówczas, gdy pracodawca zobowiązuje pracownika do tzw. "odpracowania" poniesionych kosztów w związku z podnoszeniem przez niego kwalifikacji. Stosownie do art. 103⁴ K.p. pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe pisemną umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki. Umowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych niż określone w przepisach kodeksowych.

Ważne: "Okres odpracowania" nie może być dłuższy niż 3 lata od ukończenia kształcenia (art. 103⁵ K.p.). Umowa nie może zobowiązywać pracownika do zwrotu kosztów urlopu szkoleniowego i płatnych zwolnień od pracy.

Poniżej prezentujemy wzór umowy szkoleniowej.

Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Zawarta w dniu 23 września 2011 r. w Szczecinie

pomiędzy: Przedsiębiorstwem Robót Inżynieryjnych Sp. z o.o. w Szczecinie

ul. Reymonta 109, reprezentowanym przez Jana Korcza - Prezesa Zarządu,

zwanym dalej Pracodawcą,

a Agnieszką Kwiatkowską zamieszkałą w Szczecinie, przy ul. Zielonej 10/20,

zwanej dalej Pracownikiem.

§ 1

Pracownik zobowiązuje się do podniesienia swoich kwalifikacji zawodowych za zgodą Pracodawcy. W tym celu od 27 września 2011 r. rozpocznie studia niestacjonarne I stopnia na Uniwersytecie Szczecińskim na wydziale Prawa i Administracji na kierunku Administracja Publiczna.
Powinnością Pracownika będzie:

uczestniczenie w zajęciach,
doręczanie Pracodawcy planu zajęć,
doręczanie Pracodawcy zaświadczenia o ukończeniu kolejnych semestrów,
doręczenie Pracodawcy zaświadczenia o wysokości czesnego za poszczególne okresy wraz terminem ich regulowania.

§ 2

Pracodawca zobowiązuje się do udzielenia Pracownikowi następujących świadczeń:

płatnego urlopu szkoleniowego w ostatnim, trzecim roku studiów w wymiarze 21 dni na przygotowanie pracy dyplomowej i przystąpienie do egzaminu dyplomowego,
zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania - stosownie do planu zajęć,
opłacenie kosztów 1/2 części czesnego.

§ 3

Pracownik zobowiązuje się do przepracowania u Pracodawcy okresu 3 lat po zakończeniu studiów pod rygorem zwrotu kwot otrzymanych od Pracodawcy kwot na pokrycie czesnego.
Pracodawca ma prawo żądać zwrotu poniesionych kosztów w razie:

niepodjęcia nauki lub jej przerwania przez Pracownika z nieuzasadnionych przyczyn,
rozwiązania stosunku pracy przez Pracodawcę bez wypowiedzenia z winy Pracownika, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub w okresie wskazanym w pkt 1 po jego ukończeniu,
wcześniejszego niż w okresie wskazanym w pkt 1 rozwiązania umowy o pracę przez Pracownika za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu mobbingu,
rozwiązania umowy o pracę przez Pracownika bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 K.p. lub art. 94³ K.p. mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.

Pracodawcy przysługuje roszczenie o zwrot poniesionych kosztów wynikających z niniejszej umowy, w części dotyczącej dofinansowania czesnego, pomniejszonych proporcjonalnie do okresu przepracowanego przez Pracownika po ukończeniu nauki lub do okresu zatrudnienia w czasie podnoszenia kwalifikacji.

§ 4

Niniejsza umowa obowiązuje strony z chwilą podjęcia nauki przez Pracownika.

§ 5

Zmiany do umowy dla swej ważności wymagają formy pisemnej.

§ 6

W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu pracy i Kodeksu cywilnego.

§ 7

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

23.09.2011 r. Agnieszka Kwiatkowska
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(data i podpis Pracownika)

23.09.2011 r. Jan Korcz
. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(data i podpis Pracodawcy)

Podnoszenie kwalifikacji bez zgody pracodawcy

Pracownikowi zdobywającemu lub uzupełniającemu wiedzę i umiejętności bez zgody pracodawcy mogą być przyznane:

zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia,
urlop bezpłatny.

Ich wymiar powinien wynikać z porozumienia zawartego między pracodawcą i pracownikiem. Tak stanowi art. 103⁶K.p.

Sytuacja taka może mieć miejsce w przypadku wyraźnej odmowy udzielenia zgody na dokształcanie, gdyż przykładowo rodzaj kształcenia nie ma związku z pracą. W tych okolicznościach pracownik może wystąpić o wyżej wskazane niepłatne zwolnienia od pracy, jednak bez gwarancji ich uzyskania. Decyzja pozostaje w gestii pracodawcy.

5. Zwolnienie z oskładkowania i opodatkowania dodatkowych świadczeń przyznanych pracownikom

W podstawie wymiaru składek ZUS nie uwzględnia się wartości świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych (§ 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia składkowego). Wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego (art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o pdof). Odrębnymi przepisami, o których mowa, są przepisy Kodeksu pracy.

W świetle powyższego, przyznane pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe na podstawie art. 103³K.p. dodatkowe świadczenia, takie jak np. opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie, są zwolnione z oskładkowania i opodatkowania. Składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy należy natomiast obliczyć od wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego i zwolnienia z całości lub części dnia pracy.

Przykład

Od 1 października 2011 r. pracownik rozpoczął podnoszenie kwalifikacji zawodowych na studiach licencjackich. Pracodawca przyznał mu z tego tytułu dodatkowe świadczenia w postaci: opłaty czesnego oraz zwrotu kosztów przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia. Ponadto zwolnił pracownika z części dnia pracy w co drugi piątek, w celu umożliwienia pracownikowi punktualnego przybycia na zajęcia. Za czas tego zwolnienia pracownikowi przysługuje wynagrodzenie.

Oskładkowaniu i opodatkowaniu podlega tylko wynagrodzenie wypłacane za okres zwolnienia z część dnia pracy. Pozostałe świadczenia są zwolnione ze składek ZUS i podatku dochodowego.