Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego po bezpłatnym

Korzystanie przez pracownika z urlopu bezpłatnego ma wpływ na niektóre uprawnienia pracownicze, takie jak np. urlop wypoczynkowy. Pracownikowi w takim przypadku przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym albo proporcjonalnie obniżony. Przy czym tylko urlop bezpłatny trwający co najmniej 1 miesiąc ma wpływ na wymiar urlopu wypoczynkowego.

Urlop proporcjonalny

Generalnie okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (art. 174 § 2 K.p.). Wliczeniu do stażu podlega jedynie okres urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy na podstawie art. 174 ¹ K.p. albo młodocianemu uczęszczającemu do szkoły dla pracujących w okresie ferii.

Absencja w pracy z powodu wykorzystywania urlopu bezpłatnego uprawnia pracodawcę do stosowania po powrocie pracownika do pracy art. 155 ² K.p. łącznie z art. 155 ¹ K.p. Przepisy te mają zastosowanie do kolejnych urlopów wypoczynkowych pracownika, a nie do urlopu pierwszego.

W myśl art. 155² § 1 K.p., pracownikowi powracającemu do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego, po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie m.in. urlopu bezpłatnego, przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym. Zgodnie z art. 155¹ § 1 pkt 2 K.p., jest on proporcjonalny do okresu:

pozostałego do końca danego roku kalendarzowego - w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego (przykład 1) albo
zatrudnienia w danym roku kalendarzowym - w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

Jeżeli okres urlopu bezpłatnego przypada po nabyciu przez pracownika prawa do urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym, to wymiar urlopu pracownika powracającego do pracy w ciągu tego samego roku kalendarzowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu (przykład 2). Obniżenie to jest niemożliwe do realizacji, gdy przed rozpoczęciem urlopu bezpłatnego pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.

W sytuacji gdy okresy urlopu bezpłatnego obejmują części miesięcy, to przy proporcjonalnym obniżeniu wymiaru urlopu wypoczynkowego, za miesiąc uważa się łącznie 30 dni. Tak wynika z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.). Jeżeli pracownik korzysta z krótszych niż miesiąc urlopów bezpłatnych, upływ miesiąca następuje w momencie, gdy wykorzysta łącznie 30 dni takiego urlopu.

Tylko kolejny urlop można obniżyć

Zasadę obniżania urlopu wypoczynkowego po co najmniej 1-miesięcznym okresie urlopu bezpłatnego stosuje się do pracowników uprawnionych do kolejnego urlopu wypoczynkowego, a nie do urlopu w pierwszym roku podjęcia pracy. Kwestię tę wyjaśniła Państwowa Inspekcja Pracy w piśmie z dnia 5 sierpnia 2009 r. będącym odpowiedzią na zapytanie naszego Wydawnictwa. PIP stwierdziła w nim, że: "Zgodnie z art. 153 § 1 k.p. pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Korzystanie z urlopu bezpłatnego, trwającego co najmniej 1 miesiąc, przez takiego pracownika powoduje, iż urlop wypoczynkowy nie ulega proporcjonalnemu umniejszeniu, ponieważ pracownik nie był do niego uprawniony, co wynika wyraźnie z art. 155² § 2 k.p. Umniejsza się urlop wypoczynkowy pracownikowi, który był do niego uprawniony, gdyby nie korzystał z urlopu bezpłatnego. (...)".

Jak wynika z powołanego stanowiska, korzystanie w pierwszym roku kalendarzowym pracy z urlopu bezpłatnego przesuwa w czasie nabycie prawa do urlopu wypoczynkowego za każdy miesiąc pracy (przykład 3).

Przykład 1

Pracownik zatrudniony na czas nieokreślony i posiadający 10-letni staż pracy od 1 lipca 2016 r. do 31 marca 2017 r. korzysta z urlopu bezpłatnego.

Pracownik 1 stycznia 2016 r. nabył prawo do 26 dni urlopu za 2016 r., z których wykorzystał 10 dni. Zachował przy tym prawo do pozostałych 16 dni urlopu za ten rok, pomimo że przez 6 miesięcy przebywa na urlopie bezpłatnym. Wynika to z faktu, że nie wraca w tym roku do pracy i z tego względu brak jest podstaw do proporcjonalnego obniżenia urlopu.

W dniu 1 stycznia 2017 r. nadal będzie przebywał na urlopie bezpłatnym, dlatego nie nabędzie wtedy prawa do urlopu za ten rok. Po powrocie do pracy w kwietniu 2017 r. będzie mu przysługiwało prawo do proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 dni (9/12 × 26 dni = 19,5, po zaokrągleniu 20 dni).

Przykład 2

Pracownikowi, który posiada 10-letni staż urlopowy i jest zatrudniony na czas nieokreślony, udzielono urlopu bezpłatnego w okresie od 1 lutego do 12 czerwca 2016 r.

Wymiar urlopu wypoczynkowego po powrocie z urlopu bezpłatnego należało obniżyć za 4 pełne miesiące nieobecności o 8,66 dnia (4/12 × 26 dni). Pracownik za 2016 r. ma prawo do 18 dni urlopu, tj. 26 dni - 8,66 = 17,34, po zaokrągleniu 18 dni.

Przykład 3

Pracownik podjął pierwszą pracę z dniem 1 czerwca 2016 r. na okres jednego roku. Od 1 lipca br. pracodawca udzielił mu urlopu bezpłatnego na okres 3 miesięcy.

Pracownik 30 czerwca br. nabył prawo do urlopu w wymiarze 1,66 dnia. Prawo do kolejnych części pierwszego urlopu nabędzie po powrocie do pracy po urlopie bezpłatnym, odpowiednio 31 października, 30 listopada i 31 grudnia 2016 r. Urlop bezpłatny, jako okres niezaliczający się do stażu pracy, spowodował przesunięcie nabycia prawa do kolejnych części urlopu wypoczynkowego.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.)