Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 10 (628) z dnia 10.05.2025

Wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika powołanego do służby wojskowej na przełomie roku

Pracownik od 17 sierpnia do 14 września 2024 r. przebywał na urlopie bezpłatnym w powodu odbywania ćwiczeń wojskowych (29 dni). Następnie został powołany do odbycia 12-miesięcznej dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej (od 10 października 2024 r.). Czy wymiar urlopu za 2024 r. uległ obniżeniu? Jaki wymiar urlopu wypoczynkowego będzie przysługiwał pracownikowi za 2025 r.?

W sytuacji przedstawionej w pytaniu pracodawca nie miał podstaw, aby obniżyć wymiar urlopu pracownika za 2024 r., natomiast urlop wypoczynkowy za 2025 r. będzie pracownikowi przysługiwał w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego do końca tego roku (przyjmujemy, że zatrudnienie nie ustanie wcześniej).

Przepisy art. 155¹ i art. 155² K.p. wskazują sytuacje, w których pracodawca, ustalając wymiar urlopu przysługującego pracownikowi w danym roku kalendarzowym, obowiązany jest ustalić urlop w wymiarze proporcjonalnym. Jest tak m.in. wówczas, gdy pracownik powraca do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie:

• urlopu bezpłatnego,
• urlopu wychowawczego,
• pełnienia zasadniczej służby wojskowej, pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, pełnienia służby w aktywnej rezerwie w dniach tej służby, odbywania ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy albo pełnienia służby zastępczej,
• tymczasowego aresztowania,
• odbywania kary pozbawienia wolności,
• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Zwracamy uwagę! Rodzaje służby wojskowej i zasady jej pełnienia określa ustawa z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 z późn. zm.). Zgodnie z art. 129-130 tej ustawy, służba wojskowa dzieli się na: czynną służbę wojskową i służbę w rezerwie. Czynna służba wojskowa polega na pełnieniu: zasadniczej służby wojskowej, terytorialnej służby wojskowej, służby w aktywnej rezerwie w dniach tej służby oraz odbywaniu ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy, zawodowej służby wojskowej, a także służby w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny. Z kolei zasadnicza służba wojskowa polega na pełnieniu dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej albo obowiązkowej zasadniczej służby wojskowej.

W przypadku skorzystania przez pracownika z trwającego co najmniej 1 miesiąc ww. okresu niewykonywania pracy, w ciągu którego pracownik nie nabywa prawa do urlopu (art. 155² § 1 K.p.), do wyliczenia wymiaru przysługującego pracownikowi w danym roku kalendarzowym urlopu wypoczynkowego odpowiednie zastosowanie mają przepisy dotyczące urlopu proporcjonalnego. W praktyce wystąpić mogą dwie sytuacje, w których okres niewykonywania pracy następuje:

• przed nabyciem prawa do urlopu wypoczynkowego (chodzi tu o sytuacje, w której przerwa w świadczeniu pracy trwała 1 stycznia danego roku) albo
• po nabyciu prawa do urlopu w danym roku kalendarzowym.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu występują obydwa przypadki. Jeśli trwający co najmniej 1 miesiąc okres niewykonywania pracy np. okres urlopu bezpłatnego przypadał już po nabyciu prawa do urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym - wymiar urlopu wypoczynkowego takiego pracownika ulega proporcjonalnemu obniżeniu, o ile pracownik w tym samym roku kalendarzowym powróci do pracy (wyjątek stanowi tylko urlop wychowawczy, co pomijamy, gdyż nie dotyczy on omawianego przypadku). A zatem na podstawie art. 155² K.p. nie jest możliwe obniżenie wymiaru urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik tylko rozpoczyna korzystanie z urlopu bezpłatnego lub pełnienie zasadniczej służby wojskowej. Redukcji ulega urlop wypoczynkowy wyłącznie za rok kalendarzowy, w którym pracownik podjął pracę po powrocie z urlopu bezpłatnego lub innego okresu niewykonywania pracy.

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy od 1 lutego do 31 marca 2025 r. przebywał na urlopie bezpłatnym. Z dniem 1 kwietnia 2025 r. pracownik wrócił do pracy. Jego urlop wypoczynkowy za 2025 r. uległ proporcjonalnemu obniżeniu o 2/12 i wyniósł przy stażu urlopowym:

• krótszym niż 10 lat: 20 dni - (20 dni x 2/12) = 17 dni (po zaokrągleniu),
• co najmniej 10 lat: 26 dni - (26 dni x 2/12) = 22 dni (po zaokrągleniu).

Do obniżenia wymiaru urlopu nie dochodzi jednak w sytuacji, gdy przed rozpoczęciem okresu urlopu bezpłatnego lub innego okresu niewykonywania pracy, wymienionego w art. 155² K.p., pracownik już wykorzystał urlop w przysługującym lub wyższym wymiarze. Jeżeli okresy nieobecności w pracy określone w art. 155² § 1 K.p. obejmują części miesięcy kalendarzowych, przy proporcjonalnym obniżeniu wymiaru urlopu wypoczynkowego, zgodnie z art. 155² § 2 K.p., za miesiąc uważa się łącznie 30 dni. Tak wynika z § 2 rozporządzenia urlopowego.

W sytuacji z pytania pracownik w 2024 r. przebywał na urlopie bezpłatnym w powodu odbywania ćwiczeń wojskowych od 17 sierpnia do 14 września (29 dni). Następnie został powołany do odbycia 12-miesięcznej dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej od 10 października 2024 r. i w 2024 r. nie wrócił do pracy (wróci do niej prawdopodobnie po zakończeniu służby wojskowej w 2025 r.). Pracodawca nie ma więc możliwości obniżenia mu wymiaru urlopu wypoczynkowego za 2024 r. Pierwszy okres niewykonywania pracy, czyli urlop bezpłatny trwał bowiem tylko 29 dni, a obniżenie wymiaru urlopu następuje, jeżeli pracownik korzystał z co najmniej 1-miesięcznego urlopu bezpłatnego (30 dni). Drugi rozpoczęty w 2024 r. okres niewykonywania pracy również nie będzie miał wpływu na wymiar urlopu wypoczynkowego za 2024 r., gdyż jego wymiar należy obniżyć proporcjonalnie wówczas, gdy pracownik wraca w tym samym roku kalendarzowym do pracy z wymienionego w art. 155² § 1 K.p. okresu nieobecności w pracy. Oznacza to, że okres powołania pracownika do służby wojskowej od 10 października 2024 r. również nie miał wpływu na wymiar urlopu wypoczynkowego za 2024 r.

Proporcjonalne obniżenie dotyczy tylko wymiaru urlopu wypoczynkowego, do którego pracownik nabył prawo w roku kalendarzowym, w którym wystąpił okres "bezczynności zawodowej" i pracownik wraca do pracy w tym samym roku kalendarzowym. Jeśli w 2025 r. pracownik wróci do pracy, okres odbywania służby wojskowej w 2025 r. wpłynie na wymiar jego urlopu za ten rok. Przykładowo, gdy powrót do pracy nastąpi w październiku 2025 r. i zatrudnienie będzie trwało do końca 2025 r., to wymiar urlopu wypoczynkowego za 2025 r. wyniesie odpowiednio 5 dni (20 dni x 3/12) albo 7 dni (26 dni z 3/12).