Skutki udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego

Pracownikowi na jego wniosek udzieliliśmy urlopu bezpłatnego. Jakich wymogów formalnych należy dopełnić w związku z tym urlopem i jakie są skutki korzystania z takiego urlopu?

W razie złożenia przez pracownika wniosku o urlop bezpłatny kwestie formalne sprowadzają się do akceptacji wniosku w tej sprawie oraz odnotowania urlopu w ewidencji czasu pracy. Natomiast po powrocie pracownika do pracy należy dokonać weryfikacji niektórych jego uprawnień ze stosunku pracy.

Problematykę urlopu bezpłatnego reguluje art. 174 § 1 K.p. Zgodnie z tym przepisem, na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego. Decyzja w sprawie udzielenia tzw. zwykłego urlopu leży w gestii pracodawcy.

Dodajmy, że według art. 174¹ K.p., wnioskodawcą w sprawie urlopu bezpłatnego może być sam pracodawca, który za pisemną zgodą pracownika, może udzielić urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami.

Jak wyjaśniliśmy, wniosek pracownika o zwykły urlop bezpłatny powinien być sporządzony w formie pisemnej. Przepisy nie wymagają przy tym jego uzasadniania. Ustawodawca nie zastrzegł natomiast formy w jakiej powinna zostać wyrażona decyzja pracodawcy w tej sprawie. W niektórych przypadkach wskazane jest jednak sporządzenie pisemnego dokumentu, który może okazać się pomocny przy egzekwowaniu obowiązku stawienia się pracownika do pracy w trakcie urlopu bezpłatnego w okolicznościach wskazanych w art. 174 § 3 K.p. Powołany przepis stanowi, że przy udzielaniu urlopu bezpłatnego, dłuższego niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn. W przypadku niezastosowania się pracownika do wezwania, dokument o udzieleniu urlopu bezpłatnego może stanowić środek dowodowy.

Okres urlopu bezpłatnego zawiesza stosunek pracy, jednak go nie rozwiązuje (por. uzasadnienie do wyroku NSA w Warszawie z dnia 18 marca 1992 r., sygn. akt II SA 101/92, ONSA 1994/1/2). Obowiązki pracodawcy względem pracownika w tym okresie są jednak ograniczone i polegają przede wszystkim na odnotowaniu w ewidencji czasu pracy pracownika faktu i okresu korzystania z urlopu bezpłatnego. Ponadto pracodawca wykazuje tego pracownika w przekazywanym co miesiąc do ZUS raporcie ZUS RSA z kodem przerwy - 111.

Ważne: Po powrocie pracownika do pracy po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie urlopu bezpłatnego, należy zweryfikować jego uprawnienia do urlopu wypoczynkowego.

Pracownik ma bowiem prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego (w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku) lub proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym (w razie zatrudnienia na czas krótszy). Jeżeli okres urlopu bezpłatnego przypadł po nabyciu przez pracownika prawa do urlopu w danym roku kalendarzowym, wymiar urlopu pracownika powracającego do pracy w ciągu tego samego roku kalendarzowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu, chyba że przed rozpoczęciem urlopu bezpłatnego pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze (art. 155² § 2 K.p.). Jeśli okresy urlopu bezpłatnego obejmują części miesięcy kalendarzowych, przy proporcjonalnym obniżeniu wymiaru urlopu wypoczynkowego, za miesiąc uważa się łącznie 30 dni (§ 2 rozporządzenia urlopowego).

Przykład

Dwaj pracownicy zatrudnieni na czas nieokreślony, legitymujący się 10-letnim stażem urlopowym, przebywają na urlopach bezpłatnych w okresie odpowiednio:

pracownik A - od 19 stycznia do 15 marca 2015 r.,
pracownik B - od 1 grudnia 2014 r. do 31 maja 2015 r.

Pracodawca po powrocie do pracy:

pracownika A - obniży urlop wypoczynkowy za bieżący rok o 1/12 z 26 dni, tj. za jeden pełny miesiąc urlopu bezpłatnego,
pracownika B - ustali wymiar urlopu za rok bieżący jako 7/12 z 26 dni (proporcjonalnie do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego).

Kolejną konsekwencją korzystania z urlopu bezpłatnego jest pominięcie jego okresu przy ustalaniu stażu pracowniczego. Według art. 174 § 2 K.p. urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Uwzględnieniu podlegają natomiast urlopy bezpłatne udzielone w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy oraz w czasie ferii młodocianemu uczęszczającemu do szkoły.