Wpływ urlopu bezpłatnego na świadczenia pracownicze

W czasie urlopu bezpłatnego następuje zawieszenie stosunku pracy (praw i obowiązków pracodawcy i pracownika), co ma wpływ na przysługujące pracownikom świadczenia pieniężne, w tym te uzależnione od posiadanego stażu pracy. Odpowiednio długi urlop bezpłatny wpłynie też na wymiar urlopu wypoczynkowego.

Brak wynagrodzenia lub wynagrodzenie obniżone

Możliwość udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego przewiduje art. 174 K.p. W tym okresie pracownik nie świadczy pracy, a pracodawca nie ma obowiązku wypłacania mu wynagrodzenia. Jeżeli więc urlop bezpłatny obejmuje pełny lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownik z niego korzystający nie otrzyma żadnego wynagrodzenia. Natomiast za miesiące częściowo tylko objęte urlopem bezpłatnym wynagrodzenie przysługuje, ale w odpowiednio obniżonej wysokości. W przypadku składników stałych miesięcznych zastosowanie będzie miał wówczas § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927). Stanowi on, że miesięczną stawkę wynagrodzenia pracodawca powinien podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności pracownika w tym miesiącu z powodu pobytu na urlopie bezpłatnym. Następnie tak otrzymaną kwotę odjąć od pełnego wynagrodzenia miesięcznego (przykład).

Przeliczenia takie nie będą natomiast konieczne przy wynagrodzeniu prowizyjnym, akordowym lub określonym stawką godzinową. Przy tego rodzaju wynagrodzeniach pracownik otrzyma po prostu wypracowaną prowizję lub pensję odpowiadającą faktycznie wykonanej pracy albo faktycznie przepracowanym godzinom.

Nie ma świadczeń chorobowych

Podczas pobytu na urlopie bezpłatnym pracownikowi nie przysługują również świadczenia chorobowe (wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłki). Zgodnie bowiem z art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2780) zasiłek chorobowy, a tym samym pozostałe pracownicze świadczenia chorobowe, nie przysługują za okresy niezdolności do pracy przypadające w czasie urlopu bezpłatnego.

Generalnie okres nieuwzględniany w stażu pracowniczym

W myśl art. 174 § 2 K.p. okresu urlopu bezpłatnego udzielonego na podstawie tego przepisu nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Pobyt na wspomnianym urlopie jest więc wyłączany m.in. przy ustalaniu okresu zatrudnienia uprawniającego do dodatku stażowego, nagrody jubileuszowej czy przy liczeniu stażu urlopowego. Nie ma on też wpływu na wysokość świadczeń, których wysokość jest uzależniona od posiadanego stażu pracy, np. odprawy pośmiertnej.

Jednak istnieją również wyjątki od zasady nieuwzględniania urlopów bezpłatnych w stażu pracowniczym, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Przykładem może tu być:

urlop bezpłatny udzielany za zgodą pracownika na podstawie art. 174¹ K.p. w celu podjęcia zatrudnienia u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami,
urlop bezpłatny udzielony na podstawie art. 205 § 4 K.p. w okresie ferii pracownikowi młodocianemu będącemu uczniem szkoły dla pracujących,
urlop bezpłatny, o którym mowa w art. 305 ustawy o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248), udzielony pracownikowi powołanemu do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie oraz żołnierzowi rezerwy,
urlop bezpłatny, o którym mowa w art. 25 ustawy o związkach zawodowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 854), udzielony pracownikowi powołanemu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy.

Należy podkreślić, że w przypadku niektórych z tych urlopów wymagane jest spełnienie określonych warunków, aby urlop bezpłatny mógł być uwzględniony w stażu pracy.

Brak lub zmniejszenie urlopu wypoczynkowego

Pobyt na urlopie bezpłatnym ma też wpływ na wymiar urlopu wypoczynkowego. Jeżeli pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym przez cały rok kalendarzowy, w ogóle nie nabywa prawa do urlopu wypoczynkowego za ten rok.

Jeżeli natomiast wraca do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po urlopie bezpłatnym trwającym co najmniej jeden miesiąc, przysługuje mu urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym do okresu:

pozostałego do końca danego roku kalendarzowego - w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego lub
zatrudnienia w danym roku kalendarzowym - w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

Powyższe zasady mają zastosowanie wówczas, gdy 1 stycznia danego roku pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym. Natomiast jeżeli urlop bezpłatny przypada już po nabyciu przez pracownika prawa do kolejnego urlopu wypoczynkowego (po 1 stycznia), wymiar urlopu pracownika powracającego do pracy w ciągu tego samego roku kalendarzowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu, chyba że przed rozpoczęciem tego okresu pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.

Przykład

W dniu 6 marca 2024 r. do pracy wrócił pracownik korzystający z kilkumiesięcznego urlopu bezpłatnego. Osoba ta jest zatrudniona na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy (po 8 godzin dziennie od poniedziałku do piątku) i otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w kwocie 5.200 zł. Żeby ustalić wynagrodzenie za dni przepracowane w marcu 2024 r., pracodawca powinien przeprowadzić następujące obliczenia: