Dokumenty ZUS za okres urlopu bezpłatnego

Urlop bezpłatny, to czas zwolnienia pracownika (na jego wniosek) z obowiązku świadczenia pracy. Wprawdzie w okresie tym nie zostaje rozwiązany z pracownikiem stosunek pracy, to jednak nie wykonuje on swoich obowiązków z niego wynikających. Pracodawca natomiast jest zwolniony z wypłaty takiej osobie wynagrodzenia. Często płatnik składek udzielający takiego urlopu jest przekonany o tym, że za osobę korzystającą z niego nie musi przekazywać dokumentów rozliczeniowych do ZUS. Tak jednak nie jest, bowiem fakt przebywania tej osoby na wskazanym urlopie nie zwalnia go z tego obowiązku.

Ubezpieczenia na urlopie bezpłatnym

Pracownik korzystający z urlopu bezpłatnego przez cały czas jego trwania nie podlega żadnym ubezpieczeniom w ZUS. W okresie tym prawa i obowiązki wynikające ze stosunku pracy ulegają zawieszeniu. Zatem za pracownika przebywającego na takim urlopie pracodawca nie nalicza, a tym samym nie opłaca składek ubezpieczeniowych do ZUS. Jest tak pod warunkiem, że w czasie urlopu bezpłatnego nie wypłaca takiej osobie jakichkolwiek oskładkowanych wypłat (np. dotyczących wcześniejszego okresu).

Nie w każdym przypadku pracownik w okresie urlopu bezpłatnego nie podlega ubezpieczeniom w ZUS. Jeśli bowiem w tym czasie podejmie inną pracę zarobkową powodującą tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego (nawet na kilka dni), wtedy podlega im w ZUS z tego innego tytułu. Bez znaczenia jest tu fakt, że w umowie o pracę ma zagwarantowane wynagrodzenie w kwocie równej (lub wyższej) od minimalnej płacy.

Bez wyrejestrowania na okres przerwy

Z uwagi na to, że pracownik w okresie urlopu bezpłatnego nie podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu w ZUS, pracodawcy często sądzą, iż osobę taką zobowiązani są z nich wyrejestrować, a po jego zakończeniu ponownie ją do nich zgłosić. Nie jest to prawidłowe. Pracownika, któremu pracodawca udzielił urlopu bezpłatnego, nie wyrejestrowuje się z ubezpieczeń w ZUS. Za osobę taką należy przekazywać do organu rentowego za każdy miesiąc przerwy w ubezpieczeniu (spowodowanej korzystaniem z tego urlopu) dokumenty rozliczeniowe z odpowiednim kodem świadczenia/przerwy.

111 - kod świadczenia/przerwy właściwy dla urlopu bezpłatnego do wykazania w imiennym raporcie ZUS RSA.

Jakie druki do ZUS?

Generalnie pracodawca (jako płatnik składek) po upływie każdego miesiąca kalendarzowego w terminie ustalonym dla rozliczania składek przekazuje do ZUS imienne raporty miesięczne. Mowa tu m.in. o formularzu:

ZUS RCA - czyli imiennym raporcie miesięcznym o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach (tzw. raport składkowy),
ZUS RSA - tj. imiennym raporcie miesięcznym o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek (tzw. raport świadczeniowy).

Raporty te pracodawca dołącza do deklaracji rozliczeniowej - formularz ZUS DRA i jako komplet dokumentów rozliczeniowych przekazuje za każdy miesiąc kalendarzowy do ZUS.

Wszelkie przerwy w opłacaniu składek (w tym np. spowodowane przebywaniem na urlopie bezpłatnym) płatnik składek wykazuje w raporcie świadczeniowym. Zatem pracownika przebywającego na urlopie bezpłatnym pracodawca wykaże w druku ZUS RSA przykładowo w bloku III.B., gdzie w polu:

01. - wpisze kod tytułu ubezpieczenia 01 10 X X,
02. - wykaże kod świadczenia/przerwy 111 (urlop bezpłatny),
03.-04. - poda okres przerwy w opłacie składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne,
05. - wskaże liczbę dni urlopu bezpłatnego.

Pola 06. tego druku nie wypełnia się.

Druki ZUS RSA i ZUS RCA dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Składki ZUS.

Dodatkowo, przy wypełnianiu raportu ZUS RSA należy pamiętać o kilku istotnych zasadach (patrz ramka).

Ponadto, jeśli w okresie udzielonego pracownikowi urlopu bezpłatnego osobie takiej zostaną wypłacone jakiekolwiek oskładkowane wypłaty (np. za wcześniejsze okresy), wówczas należy je rozliczyć w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA, zgodnie z zasadą, że wykazuje się w nim składki należne od wszystkich wypłat stanowiących dla pracownika podstawę ich wymiaru. Dotyczy to wszystkich wypłat dokonanych lub postawionych do dyspozycji pracownika od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego dokumenty te dotyczą.

Zasady wypełniania raportu ZUS RSA za okres urlopu bezpłatnego

okres przerwy w ubezpieczeniach spowodowany urlopem bezpłatnym - do wykazania w druku ZUS RSA - nie może w danym miesiącu kalendarzowym wykraczać poza pierwszy i ostatni dzień tego miesiąca, czyli wykazuje się go w obrębie miesiąca, za który jest on składany,
przerwę w ubezpieczeniach, z powodu urlopu bezpłatnego trwającego kilka lub kilkanaście dni, należy wykazać w raporcie ZUS RSA jako łączny okres, tj. ujmuje się w nim zarówno dni robocze, jak i dni wolne od pracy,
gdy przerwa w dokumencie ZUS RSA, jako okres urlopu bezpłatnego, dotyczy całego miesiąca kalendarzowego, za który pracodawca składa komplet dokumentów rozliczeniowych, należy sporządzić za pracownika wyłącznie raport ZUS RSA (o ile oczywiście pracownik w miesiącu tym nie uzyskał oskładkowanych wypłat).

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23.10.2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych… (Dz. U. nr 186, poz. 1444 ze zm.)