Korzystanie przez pracownika z urlopu bezpłatnego

Pracownik zatrudniony w firmie od początku 2018 r. na pełny etat złożył wniosek o 2 miesiące urlopu bezpłatnego. Chciałby z niego skorzystać w okresie od 1 września do końca października 2019 r. Pracodawca wyraził zgodę.

1) Jak ten urlop wpłynie na staż pracownika i jego urlop wypoczynkowy?

Pracownik na mocy art. 174 § 1 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040) może złożyć pracodawcy pisemny wniosek o urlop bezpłatny. Jeżeli pracodawca wyrazi na niego zgodę, będzie mógł skorzystać z takiego urlopu. Okres urlopu bezpłatnego jest traktowany jak czasowa przerwa w wykonywaniu pracy, w czasie której ulegają zawieszeniu wzajemne prawa i obowiązki stron stosunku pracy. Jednak stosunek pracy trwa nadal.

Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (art. 174 § 2 K.p.).

Nieuwzględnianie urlopu bezpłatnego w stażu pracowniczym powoduje, że przy ustalaniu tego stażu wyłącza się okresy, na które przypadał urlop bezpłatny.

Długość trwania urlopu bezpłatnego nie jest limitowana, jednak przy udzielaniu urlopu bezpłatnego dłuższego niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn przez pracodawcę (art. 174 § 3 K.p.).

Jeśli przepisy szczególne stanowią inaczej, wliczanie okresu urlopu bezpłatnego do stażu pracy i możliwość odwołania pracownika z tego urlopu, gdy trwa on dłużej niż 3 miesiące, odbywa się na zasadach wskazanych w tych przepisach odrębnych, a nie kodeksowych.

Skorzystanie przez pracownika z urlopu bezpłatnego ma wpływ na wymiar urlopu wypoczynkowego, ale tylko wtedy, gdy urlop bezpłatny trwał co najmniej 1 miesiąc. Jak wynika z art. 155² § 1 K.p., pracownikowi powracającemu do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc urlopie bezpłatnym, przysługuje urlop proporcjonalny:

do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego - w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego albo
do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym - w przypadku zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

Powołana regulacja dotyczy sytuacji, gdy pracownik 1 stycznia danego roku korzysta z urlopu bezpłatnego trwającego co najmniej miesiąc, po którym wraca do pracy. Natomiast jeśli pracownik korzysta z urlopu bezpłatnego już po nabyciu prawa do urlopu wypoczynkowego na dany rok, wymiar tego urlopu po powrocie w ciągu tego samego roku kalendarzowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu, chyba że przed rozpoczęciem tego okresu pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze (art. 155² § 2 K.p.).

W sytuacji przedstawionej w pytaniu pracownik w 2019 r. zamierza skorzystać z urlopu bezpłatnego już po nabyciu prawa do urlopu wypoczynkowego. Jeżeli przed udzieleniem mu urlopu bezpłatnego wykorzystał w całości urlop wypoczynkowy, to pracodawca nie będzie miał możliwości obniżenia mu urlopu wypoczynkowego po powrocie do pracy. Natomiast gdy wykorzystał tylko jego część lub wcale z niego nie korzystał w 2019 r., to pracodawca po powrocie do pracy obniży mu wymiar urlopu wypoczynkowego o 2/12 za 2 pełne miesiące korzystania z urlopu bezpłatnego.

2) Czy na czas trwania tego urlopu należy wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń w ZUS na druku ZUS ZWUA? Jeżeli nie, to w jaki sposób sporządzić za niego raporty ZUS za ten okres?

Pracodawca nie wyrejestrowuje pracownika z ubezpieczeń w ZUS na czas trwania urlopu bezpłatnego. O udzielonym pracownikowi urlopie zawiadamia organ rentowy na odpowiednim formularzu z wykazanym w nim m.in. właściwym kodem przerwy.

Informację o okresie udzielonego pracownikowi urlopu bezpłatnego, stanowiącym przerwę w opłacaniu składek ubezpieczeniowych, pracodawca podaje wyłącznie w imiennym raporcie ZUS RSA, sporządzonym za miesiąc, w którym pracownik z niego korzystał. W dokumencie tym taką osobę wykazuje się z kodem przerwy 111 - urlop bezpłatny.

Wypełniając w imiennym raporcie ZUS RSA pozycje dotyczące urlopu bezpłatnego (np. blok III.B.) - daty "Od" i "Do" - okres nie może wykraczać poza pierwszy i ostatni dzień kalendarzowy tego miesiąca. Z kolei przerwę w opłacaniu składek ZUS z powodu udzielonego pracownikowi urlopu bezpłatnego należy wykazać w imiennym raporcie ZUS RSA jako łączny okres, czyli podaje się w nim zarówno dni robocze, jak i dni wolne od pracy. Natomiast jeżeli przerwa wykazana w imiennym raporcie ZUS RSA, jako okres urlopu bezpłatnego dotyczy całego miesiąca kalendarzowego, za który pracodawca składa komplet dokumentów rozliczeniowych i pracownik w tym miesiącu nie uzyskał żadnych oskładkowanych wypłat, wtedy sporządza się za niego jedynie imienny raport ZUS RSA (nie składa wówczas tzw. zerowego imiennego raportu ZUS RCA). Jeśli pracownik w tym miesiącu uzyskał przychód podlegający składkom ubezpieczeniowym, trzeba go rozliczyć w imiennym raporcie ZUS RCA.

Przykład

Pracodawca w okresie od 1 września do 31 października 2019 r. udzielił pełnoetatowemu pracownikowi (na jego wniosek) urlopu bezpłatnego. W okresie jego trwania pracownik nie uzyska żadnych oskładkowanych wypłat.

W tej sytuacji okres nieobecności pracownika, pracodawca wykaże w imiennym raporcie ZUS RSA sporządzanym za niego za wrzesień 2019 r., gdzie wpisze w bloku III.B. w polach:

-	01. - kod tytułu ubezpieczenia 01 10 X X,
-	02. - kod świadczenia/przerwy 111 (urlop bezpłatny),
-	03., 04. - okres przerwy w opłacaniu składek (od 1.09.2019 do 30.09.2019),
-	05. - liczbę dni urlopu bezpłatnego - 30.