Zasady wykazywania w treści świadectwa pracy urlopów związanych z rodzicielstwem

W jaki sposób wykazać w świadectwie pracy informację o wykorzystanym przez pracownika urlopie rodzicielskim oraz urlopie wychowawczym? Czy powinien być wykazany w dniach, czy też odpowiednio w tygodniach w przypadku urlopu rodzicielskiego i w miesiącach w przypadku urlopu wychowawczego?

W świadectwie pracy zamieszcza się informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, w tym m.in. informacje dotyczące wykorzystanego odpowiednio urlopu rodzicielskiego lub urlopu wychowawczego i podstawy prawnej ich udzielenia. Tak wynika z § 2 ust. 1 pkt 9 i 10 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1289), dalej rozporządzenia. W załączniku do tego rozporządzenia zamieszczono pomocniczy wzór świadectwa pracy wraz z objaśnieniami jak należy go wypełniać.

Urlop rodzicielski w świadectwie pracy

Urlop rodzicielski w wymiarze do 32 tygodni (w razie urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie) lub do 34 tygodni (w razie urodzenia większej liczby dzieci przy jednym porodzie) jest udzielany na podstawie:

art. 179¹ § 1 K.p., tj. po złożeniu wniosku, nie później niż 21 dni po porodzie; urlop ten udzielany jest bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, w pełnym wymiarze wynikającym z art. 182^1a § 1 K.p., czyli 32 lub 34 tygodni,
art. 182^1d § 1 K.p., tj. po złożeniu wniosku, w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu; urlop ten udzielany jest bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego albo zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego, nie więcej niż w 4 częściach, przypadających bezpośrednio jedna po drugiej albo bezpośrednio po wykorzystaniu zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający części urlopu rodzicielskiego, w wymiarze wielokrotności tygodnia.

Wzór świadectwa pracy dostępny jest w serwisie
www.druki.gofin.pl.

Urlop rodzicielski wykorzystywany w częściach, w wymiarze do 16 tygodni, może być udzielony w terminie nieprzypadającym bezpośrednio po poprzedniej części tego urlopu albo bezpośrednio po wykorzystaniu zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający części tego urlopu, nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia. Liczba wykorzystanych w tym trybie części urlopu pomniejsza liczbę części przysługującego urlopu wychowawczego.

Informacje o urlopie rodzicielskim, tj.:

podstawę prawną jego udzielenia,
wymiar, w jakim został wykorzystany oraz
liczbę części, w których był wykorzystywany, w tym informacje o urlopie wykorzystanym i liczbie jego części udzielonych zgodnie z art. 182^1c § 3 K.p.

zamieszcza się w ust. 6 pkt 4 pomocniczego wzoru świadectwa pracy.

Ważne: W świadectwie pracy, zgodnie z objaśnieniami do sposobu wypełniania tego dokumentu, podaje się informacje o urlopie rodzicielskim tylko wówczas, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby skorzystać z takiego urlopu u kolejnego pracodawcy.

Jeśli więc upłynął rok kalendarzowy, w którym dziecko ukończyło 6 lat, to w świadectwie pracy nie zamieszcza się już informacji o tym, że pracownik korzystał z urlopu rodzicielskiego na to dziecko.

Przepisy rozporządzenia nie określają, w jakiej jednostce należy podać wymiar, w jakim pracownik wykorzystał urlop rodzicielski. W związku jednak z tym, że maksymalny wymiar tego urlopu określony jest w tygodniach oraz, że jest on udzielany pracownikowi w wymiarze wielokrotności tygodnia, w świadectwie pracy należy posługiwać się tą wielkością.

Zwracamy uwagę! Przy udzielaniu urlopu rodzicielskiego tydzień urlopu odpowiada 7 dniom kalendarzowym (identycznie jak przy urlopie macierzyńskim i urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego). Oznacza to, że do urlopu rodzicielskiego wliczają się wszystkie dni - bez względu na to, czy są to dni pracy pracownika, dni wolne, niedziele lub święta (art. 183¹ § 1 K.p. w zw. z art. 182^1g K.p.).

Należy też pamiętać, iż w przypadku, gdy pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop rodzicielski - pracodawca wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka.

Przykład

Pracownica na syna Michała Kowalskiego urodzonego 15 listopada 2016 r. wykorzystała urlop rodzicielski w 2 częściach po 10 tygodni. W ust. 6 w pkt. 4 pomocniczego wzoru świadectwa pracy należy podać: "wykorzystała urlop rodzicielski udzielony na podstawie art. 182^1d § 1 K.p. w wymiarze 20 tygodni w 2 częściach.".

Kalkulator urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego dostępny jest w serwisie
www.kalkulatory.gofin.pl.

Urlop wychowawczy w świadectwie pracy

Zgodnie z art. 186 K.p., prawo do urlopu wychowawczego nabywa pracownik zatrudniony, co najmniej 6 miesięcy. Pełny wymiar urlopu wychowawczego wynosi do 36 miesięcy, przy czym, co do zasady, każdemu z rodziców lub opiekunów dziecka przysługuje wyłączne prawo do jednego miesiąca urlopu wychowawczego. Urlop jest udzielany na okres nie dłuższy niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia i nie więcej niż w 5 częściach. Liczbę części urlopu ustala się w oparciu o liczbę złożonych wniosków o udzielenie urlopu (z uwzględnieniem omówionego wcześniej art. 182^1c § 3 K.p.).

Informacje o urlopie wychowawczym (podstawę prawną jego udzielenia, wymiar, w jakim został wykorzystany, okresy w jakich pracownik korzystał z tego urlopu oraz liczbę części, w których urlop był wykorzystywany) pracodawca podaje w ust. 6 pkt 5 pomocniczego wzoru świadectwa pracy. Również w tym przypadku przepisy rozporządzenia nie określają, w jakiej jednostce należy wskazać wymiar wykorzystanego urlopu. W związku z tym, że jest on podawany w miesiącach, posługiwanie się tą jednostką wydaje się prawidłowe, z tym że niepełne miesiące należy wskazać w dniach.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej W przypadku, gdy urlop jest wykorzystywany z przerwami, w celu określenia łącznego wymiaru stosuje się wytyczne Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 2 czerwca 2016 r., zgodnie z którymi: "(...) jeżeli urlop wychowawczy został udzielony od dnia 4 kwietnia 2016 r., to 6 miesięczny okres urlopu wychowawczego upływa 3 października 2016 r. Natomiast, jeżeli występują między częściami urlopu wychowawczego przerwy, to dla ustalenia, kiedy miną dopuszczalne 36 miesięcy, należy sumować pełne kolejne nieprzerwane miesiące urlopu wychowawczego, przyjmując, że okres miesiąca upływa w dniu poprzedzającym dzień, który datą odpowiada początkowemu dniowi okresu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca (np. miesiąc liczony od dnia 4 kwietnia upływa w dniu 3 maja). Należy także zsumować dni »wystające« poza pełne miesiące, przyjmując 30 dni za jeden miesiąc. (...)".

Również w przypadku tego urlopu, jeśli pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop wychowawczy - pracodawca wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka.

Przykład

Pracownica korzystająca z urlopu wychowawczego na pierwsze dziecko (Antoniego Dąbrowskiego), udzielonego na jej wniosek od 27 kwietnia 2016 r. do 26 marca 2019 r., urodziła kolejne dziecko (Annę Dąbrowską) w dniu 3 maja 2017 r. Nie przerwała urlopu wychowawczego, a jedynie w jego trakcie pobierała zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze (łącznie 52 tyg.).

Rozstając się z pracownicą, np. w kwietniu 2019 r., czyli już po zakończeniu wymienionego wyżej urlopu wychowawczego, pracodawca w świadectwie pracy powinien wykazać pełen okres udzielonego jej urlopu wychowawczego. Okresu, w którym pracownica otrzymywała zasiłek macierzyński w trakcie urlopu wychowawczego nie wyodrębnia się w świadectwie pracy z okresu urlopu wychowawczego. Zapis taki mógłby zatem brzmieć: "wykorzystał urlop wychowawczy na Antoniego Dąbrowskiego udzielony na podstawie art. 186 § 1 K.p. w wymiarze 35 miesięcy w okresie od 27 kwietnia 2016 r. do 26 marca 2019 r., w jednej części.".