Zmiana warunków pracy w okresie uprawniającym do urlopu wychowawczego

Pracownica zatrudniona na czas nieokreślony, uprawniona do urlopu wychowawczego, złożyła wniosek o obniżenie w pierwszym kwartale br. jej wymiaru czasu pracy do 4/5 etatu. W kolejnych miesiącach także zamierza pracować na część etatu. Czy pracodawca jest związany wnioskiem pracownicy? Czy po każdej zmianie należy przygotować dla niej informację o warunkach zatrudnienia zamieszczając w niej m.in. aktualne dane o urlopie?

Pracodawca powinien uwzględnić wniosek pracownicy. Natomiast co do informacji o warunkach zatrudnienia, to jeśli została sporządzona jako odesłanie do odpowiednich przepisów prawa pracy, nie musi być zmieniana, jeżeli jednak wskazuje wprost uprawnienia pracownicy - powinna zostać uaktualniona.

Problematykę urlopów wychowawczych regulują przepisy art. 186 i następne Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 września 2013 r. w sprawie szczegółowych warunków udzielania urlopu wychowawczego (Dz. U. poz. 1139). Według powołanych przepisów do urlopu wychowawczego uprawniony jest pracownik legitymujący się ogólnym stażem pracy wynoszącym co najmniej 6 miesięcy, będący rodzicem lub opiekunem dziecka w wieku do 5 lat. Wymiar urlopu wychowawczego na dane dziecko wynosi do 36 miesięcy, z zastrzeżeniem, iż każdemu z rodziców przysługuje wyłączne prawo do jednego miesiąca urlopu. Urlop może być wykorzystany najwyżej w 5 częściach.

Wniosek należy złożyć na dwa tygodnie przed rozpoczęciem wykonywania pracy w obniżonym wymiarze. Jeżeli zostanie doręczony bez zachowania wskazanego terminu, pracodawca obniży wymiar czasu pracy nie później niż z dniem upływu dwóch tygodni od dnia złożenia wniosku.

Pismo pracownika w tej sprawie powinno zawierać:

• informację dotyczącą wymiaru etatu oraz
   
• okres przez jaki ten wymiar ma obowiązywać.

Jeżeli oboje rodzice dziecka są zatrudnieni, to z prawa do obniżenia wymiaru etatu w tym samym czasie może korzystać tylko jedno z nich (art. 189¹ K.p.).

Zwracamy uwagę! Pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie od dnia złożenia przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy do dnia powrotu do nieobniżonego wymiaru, nie dłużej jednak niż przez łączny okres 12 miesięcy. Rozwiązanie przez pracodawcę umowy w tym czasie jest dopuszczalne tylko w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji, a także gdy zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Pracownica zatrudniona na pełny etat uprawniona do urlopu wychowawczego złożyła wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy o 1/8 etatu na okres od 1 marca do 31 grudnia 2015 r. Umowa o pracę jest zawarta na czas określony do 31 października br. Regulacje kodeksowe wskazują jedynie dolną granicę obniżenia wymiaru oraz okres, przez który pracownik jest chroniony będąc zatrudnionym w obniżonym wymiarze. Nie ma przeszkód aby to obniżenie było niewielkie i zostało dokonane w celu ochrony zatrudnienia. W podanych okolicznościach obniżenie wymiaru czasu pracy obowiązuje przez 8 miesięcy, bowiem terminowa umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu z upływem czasu, na który była zawarta.

W sytuacji gdy omawiany wniosek zostanie zaakceptowany, należy odpowiednio obniżyć wysokość wynagrodzenia pracownika dostosowując płacę do nowego wymiaru czasu pracy, który wpływa również na należny urlop wypoczynkowy.

W podanych okolicznościach podpisanie aneksu do umowy nie wydaje się konieczne, bowiem skutek prawny polegający na obniżeniu wymiaru etatu powstaje przez samo złożenie wniosku przez pracownika. W praktyce jednak świadczenie pracy na część etatu skutkuje obniżeniem wysokości wynagrodzenia oraz obowiązkiem określenia tzw. limitu godzin. W myśl art. 151 § 5 K.p., strony stosunku pracy zawartego na część etatu, są obowiązane ustalić w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia jak za godziny nadliczbowe. W konsekwencji właściwe jest podpisanie porozumienia zmieniającego (aneksu do umowy) określającego okres pracy w obniżonym wymiarze, wysokość wynagrodzenia oraz powyższy limit.

Dla zatrudnionego na część etatu urlop wypoczynkowy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy (art. 154 § 2 K.p.). Podstawę wyliczenia stanowi 20 albo 26 dni w zależności od stażu urlopowego jakim legitymuje się pracownik. Trzeba też pamiętać, że niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Prawo urlopowe nie reguluje sposobu ustalania wymiaru urlopu w przypadku zmiany wymiaru etatu pracownika w ciągu roku kalendarzowego. W praktyce liczbę dni urlopu ustala się odrębnie za okresy pracy w różnych wymiarach etatowych.

Pracownica jest zatrudniona na czas nieokreślony i legitymuje się 11-letnim stażem urlopowym. Ze względu na wychowywanie małego dziecka pracuje w 2015 r. w obniżonym wymiarze czasu pracy. W pierwszym kwartale br. było to 4/5 etatu, w drugim i trzecim strony umówiły się na 1/2 etatu, a w czwartym 3/4 etatu. Należny za 2015 r. urlop wypoczynkowy wynosi 18 dni, zgodnie z wyliczeniem:

• wymiar w I kwartale br.:
  4/5 etatu x 26 dni = 20,8 dnia, po zaokrągleniu 21 dni,
  3/12 x 21 dni = 5,25 dnia, po zaokrągleniu 6 dni,
   
• wymiar w II i III kwartale br.:
  1/2 etatu x 26 dni = 13 dni,
  6/12 x 13 dni = 6,5 dnia, po zaokrągleniu 7 dni,
   
• wymiar w IV kwartale br.:
  3/4 etatu x 26 dni = 19,5 dnia, po zaokrągleniu 20 dni,
  3/12 x 20 dni = 5 dni,
   
• razem wymiar w 2015 r.: 6 dni + 7 dni + 5 dni = 18 dni.

Poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia może nastąpić przez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy, na podstawie których pracownik samodzielnie ustala swoje uprawnienia (art. 29 § 3¹ i 3³ K.p.).

Zmianę informacji o warunkach zatrudnienia należy sporządzić w dwóch egzemplarzach. Po jej doręczeniu pracownikowi za pokwitowaniem drugi egzemplarz przechowuje się w jego aktach osobowych.