Udzielanie urlopu wychowawczego

Urlop wychowawczy jest jednym z urlopów udzielanych w związku z rodzicielstwem. Jest to najdłuższy urlop z tytułu sprawowania opieki nad dzieckiem. Urlop wychowawczy jest uprawnieniem przysługującym wyłącznie pracownikom w rozumieniu Kodeksu pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277), którzy posiadają określony minimalny staż pracy. Czas urlopu wychowawczego to również okres, w którym pracownik - po spełnieniu stosownych warunków - ma zagwarantowane określone ubezpieczenia oraz naliczane składki.

Osoby uprawnione do urlopu

Urlop wychowawczy przysługuje rodzicom lub opiekunom dziecka, którzy posiadają co najmniej 6-miesięczny okres zatrudnienia z całego okresu zatrudnienia. Oznacza to, że do tego okresu wlicza się wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia u wszystkich pracodawców. Nie jest więc brany pod uwagę tylko staż zakładowy.

Do stażu, od którego zależy prawo do urlopu wychowawczego, wlicza się również okresy zaliczane do stażu pracy na podstawie przepisów szczególnych, np. okresy pracy w gospodarstwie rolnym.

Wymiar urlopu

Z urlopu wychowawczego można skorzystać do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia. Jeżeli z powodu stanu zdrowia potwierdzonego orzeczeniem o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecko wymaga osobistej opieki pracownika, pracownik może skorzystać - niezależnie od podstawowego urlopu wychowawczego - z kolejnego urlopu wychowawczego w wymiarze do 36 miesięcy. Ten urlop może być wykorzystany do ukończenia przez dziecko 18. roku życia.

Wymiar urlopu wychowawczego wynosi do 36 miesięcy i przysługuje łącznie obojgu rodzicom lub opiekunom dziecka. Przy czym jeden miesiąc z tych 36 miesięcy przysługuje każdemu z rodziców (opiekunów) niezbywalnie. Jest to tzw. wyłączna część urlopu, której nie można przenieść na drugiego rodzica. Skorzystanie z urlopu wychowawczego w wymiarze co najmniej jednego miesiąca oznacza wykorzystanie przez rodzica lub opiekuna dziecka części niezbywalnej tego urlopu. Generalnie rodzic albo opiekun dziecka może więc skorzystać maksymalnie z 35 miesięcy urlopu. Wyjątki od tej zasady dotyczą przypadków wymienionych w art. 186 § 9 i § 10 K.p., tj. sytuacji gdy:

drugi rodzic dziecka nie żyje,
drugiemu rodzicowi dziecka nie przysługuje władza rodzicielska,
drugi rodzic dziecka został pozbawiony władzy rodzicielskiej albo taka władza uległa ograniczeniu lub zawieszeniu,
dziecko pozostaje pod opieką jednego opiekuna.

W tych wyjątkowych sytuacjach uprawniony rodzic (opiekun) może skorzystać z pełnych 36 miesięcy urlopu wychowawczego. Rodzice (opiekunowie) dziecka mogą korzystać z urlopu wychowawczego jednocześnie, jednak maksymalny wymiar urlopu jest ustalany w takiej sytuacji łącznie, co oznacza, że równocześnie każdy z rodziców może przebywać na urlopie wychowawczym przez 18 miesięcy. Urlop wychowawczy może być podzielony na maksymalnie 5 części.

Pracownik w każdym czasie może zrezygnować z urlopu wychowawczego, o ile uzyska na to zgodę pracodawcy. Bez tej zgody może to uczynić po uprzednim zawiadomieniu pracodawcy dokonanym najpóźniej na 30 dni przed terminem zamierzonego podjęcia pracy (art. 186³ K.p.).

Okres urlopu wychowawczego, w dniu jego zakończenia, wlicza się do okresu zatrudnienia u pracodawcy, który udzielił tego urlopu.

Wniosek o urlop

Urlop wychowawczy jest udzielany na pisemny wniosek pracownika składany w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu.

Wymogi formalne dotyczące tego wniosku określa § 19 rozporządzenia MRPiPS w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz. U. z 2025 r. poz. 322). Zgodnie z nim do wniosku o urlop wychowawczy pracownik jest obowiązany dołączyć m.in.:

oświadczenie o braku zamiaru korzystania przez drugiego rodzica albo opiekuna dziecka z urlopu wychowawczego przez okres wskazany we wniosku albo o okresie, w którym drugi rodzic albo opiekun dziecka zamierza korzystać z urlopu wychowawczego w okresie objętym wnioskiem; oświadczenie nie jest wymagane w razie ograniczenia drugiemu rodzicowi albo pozbawienia drugiego rodzica władzy rodzicielskiej albo ograniczenia lub zwolnienia z opieki drugiego opiekuna dziecka; jednak w razie wystąpienia niedającej się usunąć przeszkody do uzyskania informacji od drugiego rodzica lub opiekuna dziecka o braku zamiaru korzystania z urlopu wychowawczego przez okres wskazany we wniosku albo o okresie, w którym drugi rodzic lub opiekun dziecka zamierza korzystać z urlopu wychowawczego w okresie objętym wnioskiem, pracownik musi złożyć dokumenty albo oświadczenie o zaistnieniu takiej sytuacji,
kopię prawomocnego orzeczenia sądu potwierdzającego pozbawienie drugiego rodzica/opiekuna władzy rodzicielskiej/opieki lub ograniczenia tej władzy/opieki - w przypadku wystąpienia ww. okoliczności,
wymienione w § 19 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia dokumenty potwierdzające okoliczności zwalniające z wymogu skorzystania przez drugiego rodzica/opiekuna z miesiąca urlopu - w przypadku wniosku o urlop wychowawczy w wymiarze 36 miesięcy lub łącznie do 36 miesięcy.

Natomiast sam wniosek powinien zawierać:

imię i nazwisko pracownika oraz dziecka, na które urlop (jego część) ma być udzielony,
wskazanie okresu, na jaki urlop (jego część) ma być udzielony oraz okresu urlopu wychowawczego dotychczas wykorzystanego na dane dziecko,
określenie liczby części urlopu wychowawczego, z których dotychczas skorzystano na dane dziecko.

Pracodawca nie może odrzucić wniosku

Z art. 186 § 7 K.p. wynika jednoznacznie, że pracodawca zobowiązany jest uwzględnić wniosek pracownika o udzielenie urlopu wychowawczego - złożony w terminie i zawierający komplet wymaganych danych. Co więcej, nie może również odrzucić wniosku złożonego bez zachowania wymaganego terminu.

W myśl art. 186 § 7¹ K.p. wniosek złożony z opóźnieniem także musi być rozpatrzony pozytywnie, przy czym w takiej sytuacji urlop wychowawczy udzielany jest nie później niż z dniem upływu 21 dni od dnia złożenia wniosku. Pracodawca nie jest więc tu związany krótszym terminem zaproponowanym przez pracownika - może go uwzględnić, ale nie musi.

Od wskazanych zasad przepisy nie przewidują żadnych wyjątków. Jeżeli więc pracownik spełnia przesłanki wymagane do udzielenia urlopu wychowawczego oraz dołączył do pisemnego wniosku stosowne dokumenty, pracodawca musi go zaakceptować i udzielić urlopu.

Ubezpieczenie i składki ZUS na urlopie

Okres urlopu wychowawczego to czas, kiedy pracownik nie podlega pracowniczym ubezpieczeniom, ale ma zagwarantowane określone ubezpieczenia z racji przebywania na tym urlopie. Obowiązek naliczania składek ubezpieczeniowych w okresie urlopu wychowawczego spoczywa na pracodawcy. Ponieważ jednak koszt tych składek jest finansowany przez budżet państwa, pracodawca ich nie opłaca (a jedynie nalicza je w raportach ZUS).